Welke rekeningen zijn relevant voor de relaties met klanten?

Ingevolge de bepalingen van het btw-wetboek is het niet alleen noodzakelijk om een individuele rekening per cliënt bij te houden, maar moet je bovendien ook een onderscheid maken tussen contante betalingen en betalingen op termijn, net zoals het onderscheid tussen handelaars en niet-handelaars. Daarom moet naast de algemene rekening steeds een individuele rekening worden bijgehouden. Hierbij zijn er verschillende rekeningnummers relevant die hieronder worden toegelicht.

Individuele rekening per cliënt

De listing dient per individuele cliënt het totaal van de geleverde goederen of diensten en het totale btw-bedrag te vermelden. Daarom zal je voor elke cliënt een afzonderlijke individuele rekening moeten openen, naast een algemene rekening die het globale bedrag van alle transacties met die cliënt aangeeft.

Onder de rubriek 400 Handelsdebiteuren bevindt er zich met andere woorden een fiche per cliënt. De transacties worden ook verwerkt op de algemene rekening. Bij de betaling zullen dus zowel de algemene rekening als de bijzondere rekeningen worden gecrediteerd. Een gevolg hiervan is dat het totaal van de op de bijzondere rekeningen geboekte bedragen gelijk moet zijn met het totaal van de algemene rekening. Dit is een eenvoudige manier om fouten in de boekhouding op te sporen.

Rekening handelsdebiteuren tegen contante betaling

De rekening 400.0 Handelsdebiteuren tegen contante betaling moet de verplichting om een dagboek van de ontvangsten bij te houden, mogelijk maken. Omdat het gaat om contante betalingen zal deze rekening nooit een saldo vertonen. Op basis van het kasblad wordt bijvoorbeeld volgende boeking uitgevoerd:

Rekening handelsdebiteuren tegen betaling op termijn

Bij sommige verkopen volgt de betaling pas later, bijvoorbeeld omdat er op de factuur een betalingstermijn is overeengekomen. Hiervoor gebruik je de rekening 400.1 Handelsdebiteuren tegen betaling op termijn.

Deze rekening is niet in de MAR voorzien en het staat de onderneming vrij om de onderverdeling tussen de rekening 400.0 en 400.1 al dan niet te maken, maar het is wel aangeraden. In beide gevallen kan je een korting voor contante betaling toekennen. Dit resulteert in een bijzondere boekhoudkundige verwerking.

Rekening dubieuze debiteuren

Boekhoudkundig is het belangrijk dat je vorderingen isoleert die je misschien niet kan innen. Het saldo van de rekening 400.1 Handelsdebiteuren tegen betaling op termijn moet immers de vaststaande vorderingen weergeven. Enkel zo krijg je een accuraat inzicht in de financiële situatie van de onderneming. Voor het isoleren van dergelijke dubieuze vorderingen, bijvoorbeeld omdat het gaat om een abnormale vertraging van de betalingen of omdat er een geschil over de factuur hangende is bij de rechtbank, gebruik je de rekening 407 Dubieuze debiteuren. Hiervoor hevel je de openstaande vordering (inclusief btw) over van de rekening 400.1 (C) naar de rekening 407 (D).

Ontvangen vooruitbetalingen

Naast contante betalingen bij betalingen op termijn kan een onderneming ook voorschotten ontvangen op de uit te voeren werken, diensten of bestellingen. Hiervoor gebruik je de rekening 46. In de praktijk zal je bij de voorschotfactuur de rekening 46.0 Te ontvangen vooruitbetalingen gebruiken en bij de betaling van de voorschotfactuur de rekening 46.1 Ontvangen vooruitbetalingen.

Te innen opbrengsten

Ten slotte is het ook mogelijk dat je op het einde van de periode (bv. op het einde van het boekjaar) voor een aantal verkopen nog geen factuur hebt uitgereikt. Bij het afsluiten van de periode gebruik je hiervoor de rekening 404 Te innen opbrengsten.