Belgische ondernemers betalen in België btw die ze vervolgens kunnen recupereren via de periodieke btw-aangifte, waarbij de geïnde btw en de betaalde btw tegenover elkaar worden weggestreept. Als een ondernemer in het buitenland iets koopt, kan hij die btw in principe ook terugvorderen. Dit is wel complexer en je dient ook tijdig actie te ondernemen. Het is niet vereist dat je in het desbetreffende land een btw-nummer hebt, het volstaat dat je in België als ondernemer bent ingeschreven.
Buitenlandse btw terugvragen via Intervat
Er zijn verschillende situaties mogelijk waarbij je in het buitenland zakelijk btw hebt betaald, bijvoorbeeld voor een seminarie in Spanje of voor een zakelijk etentje in Nederland. Dergelijke buitenlandse btw kun je niet in je Belgische btw-aangifte terugvragen, omdat het nu eenmaal niet gaat om Belgische btw. De betaalde btw zit niet in de Belgische Schatkist, maar bijvoorbeeld in de Nederlandse of de Spaanse. Het is dan ook daar dat je moet gaan aankloppen. Dit klinkt omslachtig, maar Europa heeft geprobeerd om het proces toch wat te standaardiseren en te vereenvoudigen.
Hierdoor kun je relatief eenvoudig een digitale aanvraag tot teruggave indienen, althans indien het gaat om btw die is betaald in een EU-lidstaat. De aanvraag dien je in je eigen EU-lidstaat in. Voor ondernemingen die in België zijn gevestigd is er de tool Intervat-VatRefund van de FOD Financiën. Je moet via deze tool een aanvraag indienen en daarbij een kopie van de factuur toevoegen. Let wel op, dit geldt enkel indien je geen buitenlands btw-nummer hebt. Indien je in het desbetreffende land een btw-nummer hebt en daar btw-plichtig bent, moet je ook gewoon de gebruikelijke aangifteprocedures van dat land volgen.
Fiscus EU-lidstaat behandelt de aanvraag
De Belgische fiscus gaat niet aan de slag met jouw aanvraag. De FOD Financiën stuurt de aanvraag simpelweg door naar de bevoegde instantie van het desbetreffende land. Daar zal de fiscus over jouw aanvraag oordelen. Dit gebeurt in principe binnen de vier maanden. De lokale fiscus zal nagaan of de leverancier wel degelijk btw mocht aanrekenen, de btw al dan niet expliciet is uitgesloten van teruggave, de kosten nodig waren voor je beroep en of je al dan niet btw-plichtig bent in het desbetreffende land.
Recht op teruggave btw buitenland is niet onbeperkt
Het is belangrijk om de teruggave tijdig aan te vragen. Je hebt namelijk slechts de tijd tot 30 september van het jaar dat op de factuurdatum volgt. Als je dus in december 2023 een zakelijke uitgave hebt gedaan in het buitenland, heb je tot 30 september 2024 de tijd om de btw terug te vragen. Ben je te laat? Dan wordt jouw verzoek zonder pardon geweigerd.
In ieder geval is het recht op teruggave aan regels onderhevig. Sommige kosten, zoals hotelkosten, zijn vaak expliciet uitgesloten van teruggave. Bovendien dien je ook rekening te houden met de btw-aftrekregels. In België is de btw op autokosten bijvoorbeeld slechts heel beperkt aftrekbaar. Maar: het is niet België die hierover oordeelt, maar de lidstaat waar je de btw hebt betaald. Uiteraard dien je een goedgekeurde btw-teruggave wel correct in jouw Belgische boekhouding te verwerken.
