Wanneer je een eenmanszaak hebt kan je opteren voor het zogenoemde enkelvoudig boekhouden. Ook bij een aantal vennootschapsvormen is dat het geval. Dit type boekhouden wordt ook wel eens de eenvoudige boekhouding of de vereenvoudigde boekhouding genoemd. En dat hoeft geen toeval te heten, want zeker in vergelijking met het zogenoemde dubbel boekhouden is het toch een stuk eenvoudiger. Maar wat is enkelvoudig boekhouden nu net en voor wie is het geschikt? Dat lees je in dit artikel.

Wat is enkelvoudig boekhouden?

Een enkelvoudige boekhouding is de meest eenvoudige boekhoudmethode. Het volstaat immers om een overzicht bij te houden van de aankopen, de verkopen en de financiële transacties. In tegenstelling tot wat we bij het dubbel boekhouden gewoon zijn, hoef je je met andere woorden geen zorgen te maken over grootboekrekeningen: de transacties worden chronologisch en los van elkaar ingeboekt.

Wie mag enkelvoudig boekhouden?

Enkelvoudig boekhouden is een recht, maar geen verplichting. Dit wil zeggen dat de onderneming zelf moet aangeven dat het opteert voor een enkelvoudige boekhouding. Deze optie is bovendien niet voor elk type ondernemingsvorm beschikbaar en daarbovenop is de mogelijkheid ook beperkt in functie van de jaaromzet. In de praktijk kunnen volgende ondernemingsvormen voor de enkelvoudige boekhouding opteren:

Het mag duidelijk zijn dat het stuk voor stuk om ondernemingsvormen met een zwaardere aansprakelijkheidsregeling gaat. Zij krijgen met andere woorden het voordeel van het enkelvoudig boekhouden, maar dragen daarentegen wel een grotere verantwoordelijkheid.

Wat houdt enkelvoudig boekhouden in?

In tegenstelling tot bij het dubbel boekhouden hoef je bij het enkelvoudig boekhouden geen rekening te houden met grootboekrekeningen en tegenverrichtingen. In de praktijk volstaat het om een aankoopboek, verkoopboek, financieel dagboek en een inventarisboek bij te houden waarin alle verrichtingen chronologisch zijn weergegeven. Eventueel komt daar ook nog een dagontvangstenboek bovenop.

Aankoopboek

In het aankoopboek worden alle rekeningen, facturen en nota’s opgenomen. Zij worden doorlopend genummerd en chronologisch ingeschreven. Alle inkomende stukken zijn hier met andere woorden chronologisch weergegeven. Wel moet je de geboekte bedragen nog opsplitsen in functie van hun aftrekbaarheid en hun privé- en beroepsgedeelte. Indien je een smartphone voor 50% privé gebruikt, kan je de kosten die eraan verbonden zijn ook maar voor maximaal 50% inbrengen. Dat is logisch.

Verkoopboek

Het verkoopboek is de tegenhanger van het aankoopboek. In het verkoopboek bevinden zich alle uitgaande stukken die eveneens doorlopend genummerd zijn en chronologisch worden ingeschreven. Het verkoopboek zal met andere woorden een verzameling zijn van alle facturen die jij opstelt voor de door jou geleverde diensten en/of producten.

Dagontvangstenboek

In sommige gevallen schrijf je geen facturen uit. Dat is bijvoorbeeld het geval indien je contant geld ontvangt van klanten die geen factuur nodig hebben. Denk bijvoorbeeld aan een buurtwinkeltje die rechtstreeks aan consumenten verkoopt. In zo’n geval moet je een dagontvangstenboek bijhouden waarin bepaalde verkopen worden opgenomen. Het gaat onder andere om de contante verkopen.

Het dagontvangstenboek vertoont met andere woorden grote gelijkenissen met het kasboek. Toch mag je het er niet zomaar mee verwarren, want ook verkopen zonder factuur die met een bankkaart betaald worden, moeten in het dagontvangstenboek worden opgenomen. Indien je overigens een witte kassa gebruikt of het btw-forfait toepast, moet je de contante verkopen echter niet in een dagontvangstenboek noteren.

 

Samengevat: het dagontvangstenboek bevat een dagelijks overzicht van de ontvangsten. Zij worden uitgesplitst per btw-tarief. Let wel op, want verkopen van meer dan €250,- (incl. btw) moeten apart worden ingeschreven.

Financieel dagboek

Het financieel dagboek bevat alle betalingen en ontvangsten. Over het algemeen wordt het gesplitst in een kasboek en een bankboek. In het kasboek houd je alle contante uitgaven en ontvangsten bij. In het bankboek staan de uitgaven en ontvangsten die op de zichtrekening verschijnen.

Inventarisboek

Het inventarisboek bevat tot slot een jaarlijks overzicht van alle bezittingen en schulden van de onderneming. Meestal wordt dit op het einde van het jaar opgesteld. Voorbeelden van bezittingen kunnen de voorraad, de schulden van de onderneming, de geïnvesteerde eigen middelen, de geldmiddelen in kas of op de bank en andere bezittingen (bv. computers en machines) betreffen.

Voordelen van enkelvoudig boekhouden

De meeste eenmanszaken opteren voor een enkelvoudige boekhouding. Dat mag niet verbazen, want zo’n enkelvoudige boekhouding biedt immers een aantal niet te negeren voordelen. Vooral de beperkte administratieve last en de eenvoudige verwerking spelen een belangrijke rol.

  • Eenvoudigste boekhoudmethode
  • Minder administratieve last (tijdsbesparing)
  • Gesloten karakter (geen openbaarmaking)
  • Perfect zelf te doen (kostenbesparing).

 

Nadelen van enkelvoudig boekhouden

Aan de enkelvoudige boekhouding zijn echter een aantal nadelen verbonden. Zo vergen geautomatiseerde boekhoudpakketten steeds minder inspanningen en hebben zij ook een aantal voordelen te bieden, waarop je bij een enkelvoudige boekhouding niet zomaar kan rekenen.

  • Beperkte diepgang enkelvoudige boekhouding
  • Kan niet worden gebruikt als beleidsinstrument
  • Moeilijk monitoren financiële gezondheid onderneming
  • Beperkte bewijskracht bij geschil met fiscus.

 

Zelf enkelvoudig boekhouden

Voor zij die liever geen boekhouder zoeken, is de enkelvoudige boekhouding het instrument bij uitstek. De administratie is immers eenvoudig op te zetten en te beheren. Bovendien zijn boekhoudprogramma’s voor enkelvoudig boekhouden vaak een stuk goedkoper, waardoor het niet alleen in tijdswinst maar ook in een financiële besparing resulteert. Echter is het wel belangrijk om een geschikt boekhoudprogramma te kiezen. Zo moet de overstap naar de dubbele boekhouding eenvoudig te maken zijn, zeker indien je groei ambieert.

Om de zoektocht naar een geschikt boekhoudprogramma voor enkelvoudig boekhouden te vereenvoudigen, stelden wij voor jou een overzicht met boekhoudprogramma’s samen. In dit overzicht geven we de mogelijkheden van elk boekhoudprogramma weer, maar hebben we het ook over andere zaken zoals de beschikbare koppelingen of de toepasselijke opzegtermijnen. Zo wordt een geschikt boekhoudprogramma vinden nog eenvoudiger.