Veel bedrijven kiezen ervoor om op hun website of sociale media een blik achter de schermen te gunnen. Daarbij maakt men het graag persoonlijk en publiceert men graag foto’s van het team. Soms zelfs een foto van een individuele medewerker, zodat gebruikers weten met wie ze spreken of chatten. De invoering van strengere privacyregels heeft het echter noodzakelijk gemaakt om hier heel zorgvuldig mee om te gaan. Je mag niet zomaar foto’s van het personeel publiceren.
Het recht op afbeelding
Het recht op afbeelding beschermt individuen tegen ongeautoriseerd gebruik van hun foto’s. In principe is voor het maken én gebruiken van iemands afbeelding zijn of haar toestemming nodig. Dit geldt zowel voor foto’s die op de werkvloer worden genomen als daarbuiten. De toestemming voor het maken van een afbeelding impliceert niet automatisch toestemming voor het gebruik ervan. Er zijn situaties waarbij expliciete toestemming niet vereist is. Bijvoorbeeld, als iemand zich op een publieke plaats bevindt of in een menigte waarbij het individuele karakter verloren gaat. Echter, als het om een gerichte afbeelding gaat waarbij de persoon het hoofdonderwerp vormt, is het verkrijgen van de toestemming wel nodig.
Bij het nemen van foto’s op de werkplek wordt onderscheid gemaakt tussen gerichte en niet-gerichte afbeeldingen. Voor gerichte afbeeldingen is expliciete toestemming nodig. Voor niet-gerichte afbeeldingen, zoals sfeerfoto’s, is deze toestemming doorgaans niet vereist, tenzij ze worden gebruikt voor promotiedoeleinden.
Toestemming vragen aan personeel
Onder de AVG worden foto’s beschouwd als persoonsgegevens. Dit betekent dat een expliciete, geïnformeerde toestemming nodig is voor het gebruik van medewerkersfoto’s. Werkgevers moeten kunnen aantonen dat deze toestemming vrijelijk is gegeven en dat medewerkers duidelijk zijn geïnformeerd over het gebruik en het doel van het gebruik van hun afbeeldingen. Je moet dus echt om een concrete toestemming vragen waarbij je duidelijk aangeeft waarvoor de foto’s worden gebruikt. Doordat deze toestemming vrij moet zijn, mag je het personeel niet onder druk zetten en moet er ook een alternatief zijn. Transparantie is cruciaal en de toestemming moet altijd schriftelijk worden gevraagd en gegeven. Neem duidelijk op dat de toestemming enkel geldt gedurende de periode van tewerkstelling.
Neem ook duidelijk de rechten van de medewerker op. Zelfs na het geven van hun toestemming behouden werknemers namelijk hun rechten op informatie, toegang, rectificatie en bezwaar. Dit betekent dat zij het recht hebben om te weten hoe hun afbeeldingen worden gebruikt en om zich te verzetten tegen onrechtmatig gebruik. Medewerkers hebben ook het recht om te verzoeken dat hun foto’s worden verwijderd. Bedrijven moeten procedures hebben voor het tijdig en effectief verwijderen van afbeeldingen van medewerkers wanneer daarom wordt gevraagd.
Aandacht hebben voor veiligheid
Als werkgever moet je waken over de veiligheid van medewerkers. En soms is het dan geen goed idee om namen en foto’s van medewerkers te publiceren, omdat medewerkers het slachtoffer zouden kunnen worden van geweld of bedreigingen. Zo hebben verschillende politiezones recent nog foto’s van agenten en medewerkers verwijderd, om te voorkomen dat ze het slachtoffer zouden worden van terreur. Bedrijven dienen op dezelfde manier ook voorzichtig te zijn met het delen van foto’s op sociale media en andere openbare platforms.
