Op hotel gaan als ondernemer kan verschillende redenen hebben. Het kan bijvoorbeeld nuttig zijn bij het uitvoeren van een opdracht op een verre locatie, voor de deelname aan conferenties of bij het verkennen van nieuwe markten. Deze overnachtingen zijn noodzakelijk voor de bedrijfsvoering en dus is het maar logisch dat de hotelkosten fiscaal aftrekbaar zijn. Dit is met name het geval voor ondernemingen die op nationaal of internationaal niveau opereren. Het correct verwerken van deze uitgaven is cruciaal, niet alleen voor het monitoren van de financiële gezondheid van het bedrijf, maar ook voor het optimaliseren van de fiscale voordelen die hieraan verbonden kunnen zijn. Er zijn wel een aantal aandachtspunten bij het boeken van hotelkosten.

Aftrekbaarheid van hotelkosten

De aftrekbaarheid van hotelkosten in de boekhouding van een onderneming hangt nauw samen met het beroepsmatige karakter van de overnachting. Wanneer een ondernemer of diens personeel voor zakelijke doeleinden overnacht in een hotel, bijvoorbeeld voor het uitvoeren van een opdracht op een locatie ver van huis of bij het deelnemen aan een zakelijke conferentie, zijn deze kosten in principe 100% aftrekbaar als beroepskosten. Dit is gebaseerd op het principe dat dergelijke uitgaven noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering en dus niet als privé-uitgaven worden beschouwd.

Het aantonen van het beroepsmatige karakter van hotelkosten is essentieel voor de aftrekbaarheid. Dit kan bijvoorbeeld door de hotelkosten direct te koppelen aan een factuur voor een klant voor wie de werkzaamheden werden uitgevoerd. Het bewijs van de zakelijke aard van de reis, zoals agenda’s van vergaderingen, e-mails met afspraken of inschrijvingsbewijzen, versterkt het argument dat deze kosten noodzakelijk en zakelijk zijn.

Echter, indien de ondernemer beslist om zijn of haar partner en/of kinderen mee te nemen of de zakenreis te combineren met een plezierreis, moeten de kosten worden gesplitst in een beroepsmatig deel en een privédeel. Alleen het gedeelte dat direct gerelateerd is aan de zakelijke activiteiten blijft aftrekbaar. Als een ondernemer bijvoorbeeld naar een stad reist voor een zakelijke conferentie en beslist om enkele dagen langer te blijven voor toeristische activiteiten, dan zijn alleen de hotelkosten die zijn gerelateerd aan de conferentiedagen volledig aftrekbaar. De extra nachten vallen onder privé-uitgaven en zijn niet aftrekbaar.

Btw-aftrekbaarheid bij hotelkosten

Hoe eenvoudig de aftrekbaarheid van hotelkosten voor de inkomstenbelasting is, zo complex is het voor wat de btw-aftrekbaarheid betreft. Hoewel de kosten voor overnachtingen in hotels voor zakelijke doeleinden fiscaal aftrekbaar zijn als beroepskosten, geldt voor de btw op deze hotelkosten dat deze in principe niet aftrekbaar is. Dit komt doordat de btw op kosten voor logies, zoals hotelovernachtingen, volgens de algemene btw-regels niet aftrekbaar zijn. Dit betekent dat wanneer een ondernemer een hotelovernachting boekt voor zakelijke doeleinden, de kosten voor deze overnachting wél als zakelijke uitgave voor de inkomstenbelasting kunnen worden opgevoerd, maar de btw die in rekening wordt gebracht op de factuur voor deze overnachting niet als btw-voorbelasting kan worden afgetrokken.

Het is belangrijk dat ondernemers zich bewust zijn van dit onderscheid, aangezien het invloed heeft op de wijze waarop de hotelkosten in de boekhouding worden verwerkt. De fiscaal aftrekbare kost is in dit geval het totaalbedrag inclusief btw. Dit houdt in dat de uitgave voor de hotelovernachting in zijn geheel als een kost wordt geboekt, zonder de mogelijkheid om de btw apart terug te vorderen. De niet-aftrekbare btw is met andere woorden wel als beroepskost aftrekbaar.

Aftrekbaarheid van hotelkosten voor personeel

De aftrekbaarheid van hotelkosten voor personeel is een interessante uitzondering binnen de fiscale regelgeving. Wanneer werknemers van een onderneming overnachten in een hotel in het kader van zakelijke activiteiten buiten de onderneming, zoals het uitvoeren van werkzaamheden of het verlenen van diensten op een externe locatie, is de btw op deze hotelkosten wél aftrekbaar. Dit onderscheid maakt het voor ondernemingen mogelijk om de btw op kosten voor personeelslogies terug te vorderen, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

Een essentiële voorwaarde voor de aftrekbaarheid van deze btw is het beschikken over een correcte factuur. Een dergelijke factuur moet aan alle wettelijke vereisten voldoen, waaronder het vermelden van het btw-nummer van de onderneming. Belangrijk is dat de factuur op naam van de onderneming staat. Een factuur op naam van het personeelslid of een simpel kassaticket is niet voldoende voor de aftrek van btw.

Het verkrijgen van een correcte btw-factuur voor hotelkosten kan in de praktijk een uitdaging vormen, vooral wanneer boekingen verlopen via online boekingsplatforms die vooral op particulieren zijn gericht. Deze platforms zijn populair voor het gemak en de vele opties die ze bieden, maar ze genereren niet altijd automatisch facturen die voldoen aan de strikte eisen voor btw-aftrek. Een correcte btw-factuur moet specifieke informatie bevatten, zoals het btw-nummer van de onderneming en een gedetailleerde opsomming van de geleverde diensten. Zonder zo’n factuur is het voor ondernemingen niet mogelijk om de btw op deze kosten terug te vorderen. Dit betekent dat, ondanks dat de hotelkosten zelf nog altijd volledig als beroepskosten kunnen worden opgevoerd in de boekhouding, het deel van de btw verloren gaat als een potentiële aftrekpost.

Voor zelfstandigen geldt deze uitzondering echter niet. Zij worden niet beschouwd als ‘personeel’ in de zin van deze regelgeving. Dus, als een zelfstandige overnacht in een hotel voor zakelijke doeleinden, valt deze uitgave onder de algemene regel dat kosten voor logies leiden tot niet-aftrekbare btw.

Aftrekbaarheid van hotelkosten voor externen

Wanneer ondernemers beslissen om externen in te schakelen voor het uitvoeren van een opdracht, en deze externe medewerkers niet lokaal gevestigd zijn, kan het noodzakelijk zijn dat zij overnachten in de buurt van de opdrachtlocatie. Indien de hotelfactuur voor deze externe medewerkers op naam van de onderneming wordt gezet, ontstaat er een specifieke situatie met betrekking tot de aftrekbaarheid van de btw. In dit geval worden de kosten namelijk niet beschouwd als logieskosten, maar als onthaalkosten. Maar: volgens de huidige btw-regelgeving is de btw op onthaalkosten niet aftrekbaar. Dit betekent dat, ongeacht de directe relatie met de zakelijke activiteiten, de btw die wordt aangerekend op de hotelfactuur van externe medewerkers niet teruggevorderd kan worden door de onderneming.