Het eerste kwartaal van 2024 is al bijna achter de rug. De eindejaarsverrichtingen zijn voltooid en het nieuwe boekjaar is voor veel ondernemers goed van start gegaan. Dit is voor veel ondernemingen het ideale moment om grote kuis te houden in het uitpuilende archief. Wees echter niet te snel met het weggooien van oude documenten, want je moet rekening houden met de bewaartermijn die de wetgever oplegt. Dit staat de fiscus toe om boekhoudingen en aangiftes te controleren.

Bewaren van boekhoudkundige documenten

De fiscus eist dat boekhoudkundige documenten worden bewaard. Het gaat dan niet alleen om de boekhouding zelf, met inbegrip van de jaarrekening, maar ook om alle bewijsstukken. Denk aan bankuittreksels, facturen, inventarissen en dergelijke meer. De bewaarplicht heeft bovendien ook betrekking op aanvullende documenten, zoals de mails, de briefwisseling, de bestelbons, de leverbons, agenda’s en dergelijke meer. Je mag zelf kiezen of je dit op papier, digitaal of op papier én digitaal bewaart. In principe is dit alles bij te houden op de zetel van de vennootschap, maar de fiscus zal er geen probleem van maken als het een en ander tijdelijk bij de boekhouder ligt. De boekhouder mag het echter niet permanent voor je bijhouden. Digitale documenten bewaar je lokaal of in de cloud, maar bij een clouddienst moet je wel de garantie hebben dat je in België altijd online toegang hebt tot de documenten.

Bewaartermijn voor de boekhouding

Vroeger gold een bewaartermijn van zeven jaar. Het ging om het zevende boekjaar die volgt op het belastbaar tijdperk. Eind 2022 heeft de wetgever echter beslist om de bewaartermijn te verlengen tot tien jaar. Het probleem is natuurlijk dat de tien jaar oude boekhoudkundige documenten dan mogelijk al in de prullenmand zijn verdwenen. Daarom heeft men beslist om de tienjarige termijn enkel op te leggen voor de boekjaren vanaf aanslagjaar 2022. Het gaat met andere woorden om de boekhouding vanaf 1 januari 2022 en, voor wat de btw-betreft, de facturen die vanaf 1 januari 2023 opeisbaar zijn. Voor alle eerdere boekjaren gaat het nog altijd om een bewaartermijn van zeven jaar.

Sommige documenten langer bewaren

Beide termijnen beginnen te lopen vanaf de eerste dag die volgt op het moment waarop de boekhouding is afgesloten, maar er zijn ook uitzonderingen. Over het algemeen wil dit zeggen dat je in 2024 alles met betrekking tot 2016 of eerder mag weggooien. Gooi echter de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies niet weg zolang het verlies nog in aftrek wordt genomen. Dat is logisch, want de fiscus wil kunnen controleren of het verlies wel in aftrek mag worden genomen en of het niet wat gematigd moet worden. Ook investeringsfacturen moet je soms nog langer bijhouden (tot tien jaar na het jaar van de laatste afschrijving). Een andere uitzondering is er voor stukken in verband met onroerende goederen. Deze moeten, al naargelang het geval, 15 of 25 jaar worden bijgehouden. Dit komt doordat de afgetrokken btw bij onroerende goederen gedurende 15 tot 25 (sinds 2019) kan worden herzien.