Wanneer je als zelfstandige werkt, kom je regelmatig in aanraking met vertrouwelijke informatie. En mogelijk deel je ook zelf vertrouwelijke informatie. Of je nu een innovatief productidee hebt, een unieke werkmethode ontwikkelt of gewoon een zakelijke deal in de maak hebt, het beschermen van intellectuele eigendommen en vertrouwelijke gegevens is cruciaal. Hier komt de eenzijdige geheimhoudingsovereenkomst, beter bekend als de Non-Disclosure Agreement (NDA), in beeld.
Wat is een eenzijdige geheimhoudingsovereenkomst of NDA?
Een NDA is een juridisch bindende overeenkomst waarin een partij (de informatieverstrekker) de andere partij (de ontvanger) verbiedt om bepaalde vertrouwelijke informatie te delen of te gebruiken buiten het specifieke doel waarvoor het is verstrekt. Dit soort overeenkomst wordt ‘eenzijdig’ genoemd, omdat alleen één partij zich ertoe verbindt om deze informatie geheim te houden. Daarom wordt het ook wel eens een geheimhoudingsverklaring genoemd. Uiteraard kunnen er in beide richtingen dergelijke verklaringen worden gedaan wanneer de twee partijen alle twee geheime informatie verstrekken.
Situaties waarin een NDA nuttig is
Stel je voor dat je een baanbrekend zakelijk idee hebt en je een investeerder wilt benaderen. Of misschien heb je een unieke technologische oplossing en je wilt daarvoor samenwerken met een groter bedrijf. Je schakelt misschien een freelancer in om je idee verder uit te werken. Of je hebt contact met een overnemer die eerst een aantal geheime documenten wil inzien. In al deze gevallen wil je niet dat jouw ideeën of informatie op straat komt te liggen of dat het wordt gebruikt zonder jouw toestemming. Een NDA zorgt er dan voor dat de persoon of entiteit waarmee je in gesprek bent, verplicht is om je informatie geheim te houden.
Waarom een NDA beide partijen ten goede komt
Terwijl de voordelen voor de informatieverstrekker duidelijk zijn (de bescherming van zijn vertrouwelijke informatie), kan een NDA ook gunstig zijn voor de ontvanger. Het is simpelweg zo dat je zonder een NDA geen informatie zou verstrekken of niet tot een deal zou komen. Door de NDA te ondertekenen, weten ze dat je vrijuit kunt en wellicht ook zult spreken.
De kern van een NDA: belangrijke bepalingen
Bij het opstellen van een NDA is het essentieel om duidelijk te definiëren wat als vertrouwelijke informatie wordt beschouwd. Daarnaast is het ook belangrijk om te specificeren wie binnen de ontvangende organisatie toegang heeft tot de informatie en voor welke doeleinden. Geef aan of er al dan niet kopieën mogen worden gemaakt. Er moeten ook richtlijnen zijn voor na de afronding van de gesprekken of onderhandelingen. Het moet dan duidelijk zijn hoe men dient om te gaan met documenten of materialen die vertrouwelijke informatie bevatten. Vaak vereist een NDA dat dergelijke materialen worden teruggegeven of vernietigd.
In het geval dat de geheimhouding wordt geschonden, moet je enige vorm van verhaal hebben. Hier komt het boetebeding van pas. Door een boetebeding op te nemen, leg je een vooraf bepaald bedrag vast dat de ontvanger moet betalen als hij de overeenkomst schendt. Dit biedt niet alleen een financiële compensatie voor eventuele schade, maar dient ook als afschrikmiddel voor het schenden van de overeenkomst.
Risico’s van het niet hebben van een NDA
Zonder een NDA loop je het risico dat jouw vertrouwelijke informatie wordt gebruikt of gedeeld zonder je toestemming. Dit kan leiden tot financieel verlies, beschadiging van je reputatie of zelfs het mislopen van zakelijke kansen omdat iemand anders met jouw idee aan de haal gaat.
