Als zelfstandige ondernemer in Vlaanderen kom je vaak situaties tegen waarin jouw intenties helder en formeel gecommuniceerd moeten worden. Vooral als het gaat om potentiële zakelijke deals, fusies of overnames is het soms nuttig dat de partijen hun intenties zwart-op-wit op papier zetten. Dit biedt een kader voor verdere onderhandelingen en zorgt er ook voor dat de onderhandelingspartijen zich niet zomaar uit de onderhandelingen kunnen terugtrekken, omdat beide partijen over en weer bepaalde verwachtingen mogen hebben. Hierbij stelt men vaak een zogeheten Letter of Intent (LOI) op, of in het Nederlands: de intentieverklaring.
Wat is een Letter of Intent?
Een Letter of Intent (LOI) of een intentieverklaring is een schriftelijk document waarin een, twee of meer partijen hun intenties aangeven met betrekking tot een toekomstige overeenkomst of zakelijke transactie. Hoewel deze intentieverklaring op zich nog niet juridisch bindend is – daarvoor is het wachten op de uiteindelijke overeenkomst die nog tot stand moet komen –, legt het wel een aantal algemene voorwaarden van een overeenkomst vast en fungeert het als een basis voor verdere onderhandelingen. Ook als er later discussie bestaat over de uitleg van een bepaling in de overeenkomst, kan de LOI worden gebruikt om de intenties van de partijen beter te begrijpen en om zo deze onduidelijke bepaling uit te leggen.
Wanneer is een LOI nuttig?
Er zijn veel situaties waarin een intentieverklaring nuttig kan zijn. Stel je voor: je bent in gesprek met een andere onderneming over een mogelijke samenwerking. Voordat je formele overeenkomsten en contracten opstelt, wil je eerst de hoofdzaken vastleggen. Zo is dat alvast duidelijk en hoeft hierover niet verder te worden onderhandeld. Een LOI is in dergelijke gevallen ideaal. Het fungeert als een voorlopige overeenkomst die de belangrijkste punten van de deal vastlegt.
Enerzijds biedt de LOI een kans om de kernpunten van de deal vast te leggen. Aan de andere kant biedt het een duidelijk inzicht in wat men voorstelt en wat de verwachtingen zijn. Beide partijen hebben dus een duidelijk overzicht van wat ze van de voorgestelde deal kunnen verwachten, waardoor het risico op misverstanden afneemt. Zonder een LOI loop je het risico dat de onderhandelingen chaotisch verlopen. Een LOI geeft structuur en duidelijkheid aan het onderhandelingsproces. Zonder dit document kunnen partijen tijd en middelen verspillen.
Van LOI naar overeenkomst
Een LOI moet specifieke kernpunten van de voorgestelde deal bevatten. Wat dit is, verschilt van geval tot geval. Dit kan gaan over de prijs, de betalingsvoorwaarden, de duur van de overeenkomst en andere essentiële voorwaarden. Belangrijk is dat hoewel een LOI de intenties duidelijk maakt, het meestal geen bindende verplichtingen oplegt, tenzij dit expliciet in de LOI is vermeld.
Eenmaal de LOI is overeengekomen en ondertekend, is het de bedoeling om de gestelde intenties om te zetten in een formele overeenkomst. Hierbij wordt de LOI gebruikt als leidraad bij het opstellen van bindende contracten. Met een Letter of Intent zorg je er dus voor dat alle betrokken partijen op één lijn zitten en creëer je een solide basis voor toekomstige overeenkomsten.
