In het digitale tijdperk is internet niet meer weg te denken uit het dagelijkse leven van ondernemers. Of het nu gaat om het onderhouden van contact met klanten, het beheren van online verkopen, het uitvoeren van marktonderzoek of het gebruik van cloudgebaseerde diensten voor de bedrijfsvoering, een betrouwbare en snelle internetverbinding is essentieel. Wat internet kost, is afhankelijk van de provider, het gekozen pakket en de behoeften van het bedrijf op het gebied van bandbreedte en datalimieten. Deze kosten kunnen aanzienlijk oplopen, vooral voor bedrijven die afhankelijk zijn van zware data-overdracht of online dienstverlening.

Kosten internet op (thuis)kantoor

Gezien het cruciale belang van internet voor zakelijke activiteiten, is het logisch dat de kosten voor internetverbindingen als beroepskosten worden beschouwd. Dit betekent dat ze in principe aftrekbaar zijn van de belastingen, wat een financieel voordeel kan opleveren voor ondernemers. De aftrekbaarheid van internetkosten kan echter afhangen van de mate waarin de internetverbinding voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Volledige aftrekbaarheid is doorgaans mogelijk als kan worden aangetoond dat het internet uitsluitend voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, anders niet.

Problematiek van gemengd gebruik internet

Wanneer er sprake is van gemengd gebruik, dus zowel zakelijk als privé, moet er mogelijk een verdeling worden gemaakt om het zakelijke deel van de kosten te bepalen dat voor aftrek in aanmerking komt. Dit zal onder meer het geval zijn bij internet voor een thuiskantoor, waarbij het internet ook voor privédoeleinden kan worden gebruikt. Dit speelt vooral bij eenmanszaken, waar de ondernemer de werkelijke beroepskosten moet aantonen. Het is begrijpelijk dat het internet thuis wordt gebruikt voor zakelijke activiteiten, zoals het checken van zakelijke e-mails of het beheren van de bedrijfswebsite. Echter, aangezien het onrealistisch is om aan te nemen dat de internetverbinding exclusief voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, moet een evenwichtige schatting van het gebruik worden gemaakt.

Bij pakketten die meerdere diensten omvatten, zoals internet met bellen en digitale televisie, wordt het nog complexer. Het deel van de factuur dat bijvoorbeeld correspondeert met televisiekijken, is over het algemeen niet zakelijk aftrekbaar, aangezien televisiekijken zelden als een zakelijke activiteit wordt beschouwd.

Een theoretisch perfect juiste methode zou zijn om al het internetgebruik te monitoren en de splitsing tussen zakelijk en privé te maken op basis van de dataconsumptie. Dit is in de praktijk echter onhaalbaar en onpraktisch. Daarom wordt vaak een gefundeerde schatting gemaakt van het gebruik. Bijvoorbeeld, als een ondernemer kan aantonen dat de internetverbinding gemiddeld 30 uur per week voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt en evenveel uren voor privégebruik, dan zou het verdedigbaar zijn om 50% van de internetkosten als zakelijk aftrekbaar te beschouwen. Dit vereist een realistische en verantwoorde benadering, waarbij de ondernemer in staat moet zijn om deze schatting te onderbouwen, bijvoorbeeld door een logboek van de zakelijke activiteiten die online worden uitgevoerd.

Kosten internetverbinding voor het personeel

Het aanbieden van een internetabonnement aan personeel kan voor werkgevers een slimme zet zijn, vooral in een tijd waarin flexibel werken en thuiswerken steeds gebruikelijker worden. Door medewerkers te voorzien van een gratis internetverbinding, wordt niet alleen de toegang tot bedrijfsnetwerken en -resources vergemakkelijkt, maar wordt ook de samenwerking en communicatie tussen teamleden bevorderd, ongeacht hun fysieke locatie. Dit kan de productiviteit en tevredenheid van werknemers verhogen, aangezien zij beter zijn uitgerust om hun taken efficiënt uit te voeren. Bovendien kan het aanbieden van dit soort voordelen helpen bij het aantrekken en behouden van talent, door te laten zien dat het bedrijf investeert in de ondersteuning van haar werknemers.

Vanuit fiscaal oogpunt is het verstrekken van een gratis internetverbinding aan werknemers volledig als bedrijfskost aftrekbaar voor de werkgever. Voor de werknemer wordt dit echter beschouwd als een voordeel in natura, wat betekent dat er sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing op verschuldigd zijn. Dit komt doordat de werknemer de internetverbinding ook privé kan gebruiken, wat een belastbaar voordeel oplevert. Hiervoor zijn specifieke forfaitaire bedragen vastgesteld. Het gaat om een forfait van 5 euro per maand of 60 euro per jaar. Netto is de impact op het salaris beperkt en bedraagt dit vaak minder dan 2 euro per maand. Vanuit fiscaal oogpunt is een internetverbinding op kosten van de zaak dan ook interessanter dan belastbaar loon. Het een en ander dient te worden opgenomen op de loonfiche van de werknemer. Een alternatief is aantonen dat het internet enkel zakelijk wordt gebruikt. Hiervoor dient de werknemer een erewoordverklaring in te vullen. In dit geval is er geen bedrijfsvoorheffing, noch sociale zekerheidsbijdragen, verschuldigd.

(Niet-belastbare) tussenkomst in de kosten van de internetverbinding bij thuiswerken

In plaats van direct een internetabonnement voor hun personeel af te sluiten, kiezen werkgevers vaak voor een vergoeding die bijdraagt in de kosten van de privé-internetverbinding van de werknemer. Deze aanpak wordt voornamelijk toegepast in het kader van thuiswerk, waarbij werknemers hun eigen internetverbinding ook gebruiken voor werkgerelateerde activiteiten. Dit stelt werknemers in staat om flexibel vanuit huis te werken. Een forfaitaire tussenkomst is een efficiënte manier om de werknemer te compenseren zonder de noodzaak om het exacte gebruik van de internetverbinding voor werkdoeleinden te moeten specificeren of controleren.

Deze forfaitaire vergoeding voor de internetverbinding kan door de werkgever worden vastgesteld op maximaal 20 euro per maand, ongeacht of de werknemer voltijds of deeltijds werkt. Deze regeling wordt erkend door de fiscale autoriteiten en de sociale zekerheid, mits aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, zoals het niet op een andere wijze vergoeden van de internetkosten door de werkgever. Deze vergoeding wordt niet als belastbaar inkomen beschouwd, op voorwaarde dat deze specifiek bedoeld is om de kosten te dekken die normaal door de werkgever zouden worden gedragen. Bovendien kan deze internetvergoeding gecombineerd worden met andere forfaitaire vergoedingen, zoals een kantoorvergoeding of vergoedingen voor het gebruik van privéapparatuur voor werkdoeleinden, zonder de fiscale voordelen te verliezen. Dit systeem van forfaitaire vergoedingen biedt een praktische oplossing voor zowel werkgevers als werknemers in het faciliteren van thuiswerk. Voor de werkgever is die 20 euro per maand uiteraard fiscaal aftrekbaar.