Een domiciliëring is een financieel mechanisme waarbij een ondernemer of consument een leverancier of dienstverlener de toestemming verleent om factuurbedragen automatisch van de bankrekening af te schrijven. Deze toestemming, ook wel een mandaat genoemd, is ideaal voor regelmatig terugkerende betalingen. Denk bijvoorbeeld aan abonnementskosten, telefoonrekeningen en de kosten voor gas of elektriciteit. Het kan echter ook worden gebruikt voor eenmalige facturen. In een zakelijke context gebruikt men de domiciliëring vaak om leveranciers te betalen. Dit vereist dat de betaler expliciet akkoord gaat door een machtiging te verlenen, waarna de betalingen automatisch worden uitgevoerd zonder verdere handelingen van de betaler zelf. Het initiatief voor elke betaling ligt dan bij de organisatie die het geld opvraagt, wat betekent dat de leverancier direct toegang heeft tot de bankrekening van de betaler, althans wat het innen van de verschuldigde bedragen betreft.
Voordelen en nadelen van een domiciliëring voor ondernemers
Een domiciliëring biedt zowel voordelen als nadelen. Zo biedt het heel wat gemak en tijdsbesparing in het kader van het betalingsproces. Door leveranciers de toestemming te geven om factuurbedragen automatisch van de bankrekening af te halen, worden betalingen tijdig uitgevoerd zonder dat de ondernemer elke factuur individueel hoeft te verwerken. Dit is vooral handig voor regelmatig terugkerende betalingen waarbij de kans op vergeten betalingen en de daaruit voortvloeiende herinneringskosten zal afnemen. Anderzijds kan het automatische karakter van domiciliëringen ook als een nadeel worden beschouwd. Ondernemers hebben namelijk minder directe controle over hun uitgaven, omdat de betalingen automatisch plaatsvinden. Dit kan leiden tot verrassingen op de bankrekening als men niet nauwlettend de uitgaande domiciliëringen monitort. Bovendien, in het geval van onjuiste of betwiste facturen, kan het lastiger zijn om betalingen te stoppen of terug te vorderen, gezien de betaling reeds heeft plaatsgevonden.
Stopzetten van een domiciliëring bij de leverancier
Het systeem van domiciliëringen biedt een gestroomlijnde methode voor het beheren van terugkerende betalingen, waarbij de noodzaak voor handmatige betalingen wordt geëlimineerd en de efficiëntie op het gebied financieel beheer wordt verhoogd. Het stopzetten van de domiciliëring dient bij de leverancier zelf te gebeuren, waarna je dit ook laat weten aan de bank. Doe dit eventueel via een aangetekend schrijven om over het nodige bewijs te beschikken. Houd er rekening mee dat een stopzetting van de domiciliëring niet gelijkstaat aan een stopzetting van het contract zelf. De leverancier kan dus nog altijd facturen sturen. Mogelijk dien je hiervoor rekening te houden met een opzeggingstermijn en opzegmodaliteiten. Raadpleeg de contractvoorwaarden voor meer informatie hieromtrent.
Stopzetten van een domiciliëring bij de bank
Domiciliëringen kunnen worden opgezet voor zowel herhaalde als eenmalige betalingen en zijn toepasbaar binnen de gehele SEPA-zone, wat transacties tussen verschillende landen in deze zone vergemakkelijkt. In het geval van Europese domiciliëringen beheren de leveranciers zelf de domiciliëringsmandaten en dus niet de banken. Banken voeren de transacties uit zonder de legitimiteit van elke specifieke inning te verifiëren.
Voor vragen of onduidelijkheden omtrent een domiciliëring is het daarom aan te raden om direct contact op te nemen met de desbetreffende leverancier (zie eerder). Wel is het mogelijk om de bank te vragen om de domiciliëring voor de toekomst te blokkeren (en deze blokkering ongedaan te maken). Dit is echter niet hetzelfde als een stopzetting, want de leverancier zal blijven trachten om facturen te innen. Daarom blijft het belangrijk om de stopzetting via de leverancier zelf te regelen. Bij B2B-domiciëleringen wordt bovendien ook afgezien van het refundrecht via de bank, dus je zal écht wel contact moeten opnemen met de leverancier.
