Hoe boek ik ontvangen vooruitbetalingen op bestellingen

Soms kan een onderneming een vooruitbetaling of voorschot vragen wanneer een klant een bestelling plaatst. De goederen of de diensten moeten dan nog worden geleverd, maar een deel van de factuur moet wel al meteen worden voldaan. Hierdoor is alvast een deel van de kosten van de leverancier of dienstverrichter gedekt en het biedt een vorm van zekerheid dat de klant ook effectief zijn verbintenissen zal nakomen.

Voordelen van een vooruitbetaling op de bestelling

De vooruitbetaling op bestellingen houdt vooral voordelen in voor de leverancier. Hij kan op korte termijn een groot aantal kosten maken en vergoeden, ook bij langere projecten waarbij het lang kan duren vooraleer het project wordt opgeleverd en de eindklant tot betalen overgaat. De leverancier hoeft dan geen kredieten af te sluiten en geen rente te betalen. Het strekt ook tot een vorm van zekerheid dat de klant minstens een deel van zijn vorderingen zal voldoen. Voor de eindklant is het dan weer een manier om de kosten te spreiden, maar het houdt natuurlijk ook een risico in. De klant heeft bij de vooruitbetaling een vordering op zijn leverancier, maar bij een faillissement wil dat nog niet zeggen dat de klant ook centen zal zien.

Mechanisme achter de ontvangen vooruitbetalingen op bestellingen

Een ontvangen vooruitbetaling op een bestelling kan niet zomaar worden geboekt als een betaling voor een openstaande vordering. Dat is logisch: de vordering op de klant is nog niet ontstaan en pas op een later moment zal de leverancier of dienstverrichter de factuur opstellen. Soms is het voor de onderneming zelfs nog niet eens duidelijk hoe hoog de eindfactuur zal oplopen. Daarom moet een ontvangen vooruitbetaling in de eerste plaats als een schuld worden geboekt: de leverancier heeft een schuld ten opzichte van zijn klant. Ook dat is logisch: als de leverancier zijn verbintenissen niet nakomt, moet hij de ontvangen vooruitbetaling terugbetalen. Deze schuld boeken we op de rekening 46 Vooruitbetalingen op bestellingen.

Pas wanneer de feitelijke vordering ontstaat, bijvoorbeeld omdat er een factuur wordt opgesteld, komt de vordering vast te staan. De schuld die de leverancier ten opzichte van zijn klant heeft, kan dan via schuldverrekening worden verrekend met de openstaande vordering op de klant. De ontvangen vooruitbetaling kan dan eveneens correct aan de omzet worden toegewezen. Wanneer de ontvangen vooruitbetalingen hoger zijn dan de uiteindelijke vordering, moeten de ontvangen vooruitbetalingen aan de klant worden teruggestort.

Boeken van ontvangen vooruitbetalingen op bestellingen

Stel bijvoorbeeld dat de onderneming VOORRUIT bvba een bestelling plaatst bij zijn leverancier Glashard nv. Het gaat om een bestelling ter waarde van ongeveer 25.000 euro (excl. btw). Leverancier Glashard nv vraagt een vooruitbetaling van 5.000 euro (excl. btw) om de instelkosten te dekken. VOORRUIT bvba ontvangt de voorschotfactuur en gaat meteen over tot de betaling. Glashard nv boekt:

Naarmate de werken vlotten, stort de klant VOORRUIT bvba opnieuw een voorschot. Deze keer gaat het om een voorschot van 3.000 euro (excl. btw) voor de transportkosten. Glashard nv boekt:

Glashard nv levert de bestelling af en stelt de sluitfactuur op. De eindfactuur blijkt iets lager uit te vallen dan vooraf geschat en bedraagt 24.000 euro (excl. btw). We boeken nu de eindfactuur:

Nu kunnen ook de ontvangen vooruitbetalingen aan de omzet uit verkopen en dienstprestaties worden toegewezen. Hierdoor boeken we ten slotte: