Hoe verwerk ik een cheque in mijn boekhouding?

Cheques zijn in feite een opdracht aan de bank om een uitbetaling te doen aan de persoon die de cheque heeft. Hierbij kunnen grote sommen geld worden betaald. Het is een oplossing voor de beperkingen ten aanzien van cashbetalingen, waarbij nog maximaal 3.000 euro cash kan worden betaald. De boekhoudkundige verwerking van cheques wijkt af van de boekhoudkundige verwerking van klassieke overschrijvingen. Hieronder is het een en ander uitgelegd.

Verschil met overschrijvingen en bancontact

Bij het uitvoeren van een overschrijving of bij een betaling met bancontact wordt de betaling heel snel uitgevoerd. Bij een overschrijving naar een rekening van een leverancier die bij dezelfde bank is aangesloten, verloopt alles in principe nog dezelfde werkdag. Bij twee verschillende banken heeft de bank één werkdag de tijd. Ook bij betalingen met bancontact verloopt de transactie uiterst snel. Hierdoor kan men de boekingen gewoon uitvoeren in functie van het dagafschrift (boeking van de betaling) of in functie van het bankuittreksel (boeking van de ontvangst).

Bij een cheque is de situatie anders. Het is de ontvanger van de cheque die de cheque ter inning moet aanbieden bij zijn financiële instelling. Het initiatief ligt bij de houder en de uitschrijver heeft geen idee wanneer zijn rekening zal worden gedebiteerd. Daarom wijkt de boekhoudkundige verwerking van cheques af van de boekhoudkundige verwerking van overschrijvingen of betalingen met bancontact.

Boekhoudkundige mechanismen achter het verwerken van cheques

Bij cheques zijn er eigenlijk twee momenten te onderscheiden. Enerzijds is er het moment dat een onderneming een cheque uitschrijft of ontvangt. Daarnaast is er het moment dat de rekening van de uitschrijver ook effectief wordt gedebiteerd of de rekening van de ontvanger wordt gecrediteerd.

Voor de verwerking van cheques gebruiken we een subrekening van rubriek 55 Kredietinstellingen. Subrekening 55X.1 is daarbij voorbehouden voor de uitgeschreven cheques (-). Daarnaast wordt subrekening 55X.2 veelal gebruikt voor het boeken van de te innen cheques. Door het gebruik van deze subrekeningen is het mogelijk om steeds een actueel overzicht te hebben van de cheques die nog moeten worden geïnd. De financiële situatie kan daarop worden afgestemd.

Hieronder een voorbeeld om het een en ander te illustreren.

De onderneming KV Mallemolen nv schrijft ter aankoop van een keuken een cheque uit ter betaling van zijn leverancier D.V. bvba. Deze cheque heeft een waarde van 10.000 euro. Op het moment van het uitschrijven van de cheque boekt KV Mallemolen nv:

D.V. bvba boekt het ontvangst van de cheque ter voldoening van zijn handelsvordering.

Pas wanneer de cheque wordt geïnd en de (dag)afschriften zijn ontvangen, kunnen we de transactie via de rekening-courant verwerken. Het is ook pas dan dat de bankrekening wordt gecrediteerd of dat de bankrekening wordt gedebiteerd. De onderneming KV Mallemolen nv boekt:

D.V. bvba ontvangt het geld op de rekening. Het crediteren van de rekening wordt door hen eveneens boekhoudkundig verwerkt, net zoals het feit dat de cheque nu is geïnd: