Hoe boek ik op te stellen facturen?

Op het einde van het boekjaar is het mogelijk dat je voor reeds uitgevoerde diensten of geleverde goederen nog geen factuur hebt opgesteld. Dat kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van contractuele afspraken of het sluiten van de onderneming tijdens de feestdagen, waardoor facturen niet meer tijdig kunnen worden opgesteld. Hoewel de factuur nog moet worden opgesteld, dient deze factuur fiscaal wel aan het af te sluiten boekjaar worden toegewezen. Daarom wordt er een speciale boeking voorzien die bij de eindejaarsverrichtingen moet worden uitgevoerd, net zoals dat ook het geval is voor het boeken van te ontvangen facturen. Wanneer de factuur vervolgens wordt opgesteld, moet er uiteraard een correctie gebeuren.

De problematiek van op te stellen facturen

In België is het niet verplicht om de facturen op te stellen in dezelfde maand van de levering van de goederen of de voltooiing van de diensten. Hiervoor heb je tijd tot de vijftiende van de volgende maand. Dus bij leveringen die je in december 2019 doet, heb je eigenlijk tijd tot 15 januari 2020 om ze te factureren. Deze opbrengsten moet je echter wel boeken in 2019.

Of er sprake is van geleverde goederen of voltooide diensten, moet je steeds in concreto beoordelen:

• Levering van goederen: jaar van de effectieve overdracht van de eigendom van de goederen;
• Prestatie van diensten: jaar waarin de voornaamste prestatie uitgevoerd wordt.

De toewijzing aan het fiscaal correcte boekjaar is verplicht om te voorkomen dat je fiscaal munt zou slaan door met jouw omzet te schuiven. Het gevolg is wel dat je de op te stellen facturen nog niet op een individuele leveranciersrekening kan boeken waardoor er een speciale rekening ‘te innen opbrengsten’ wordt gebruikt.

Boeken van op te stellen facturen

Stel bijvoorbeeld dat er op het einde van het boekjaar nog twee facturen moeten worden opgesteld. Het gaat om een factuur van € 10.000,- (excl. btw) en een factuur van € 1.800,- (excl. btw). Het totaal van alle nog op te stellen facturen wordt op de speciale rekening 404 ‘te innen opbrengsten’ geboekt en wordt in rekening gebracht voor het bepalen van de omzet van dit boekjaar.

Factuur wordt opgesteld

Nu we in het nieuwe boekjaar zijn aanbeland, moeten de facturen nog worden opgesteld. Hierbij moeten er twee verrichtingen worden uitgevoerd. In de eerste plaats kan de nieuw opgestelde factuur (incl. btw) nu worden toegewezen aan een specifieke leveranciersrekening. Stel bijvoorbeeld dat de tweede factuur van € 1.800,- excl. 21% btw wordt opgesteld.

Deze factuur wordt echter niet opgeteld bij de omzet van het huidige jaar, gezien de inkomsten boekhoudkundig al aan het vorige jaar werden toegeschreven. Gelijktijdig neemt ook de som van de nog op te stellen facturen op de rekening ‘te innen opbrengsten’ af. Daarom is er een corrigerende boeking nodig.