Hoe boek ik te ontvangen facturen?

Op het einde van het boekjaar is het mogelijk dat je een aantal goederen reeds hebt ontvangen of dat diensten reeds werden gepresteerd, maar dat je nog geen factuur ontvangen hebt. Je hoeft echter niet te wachten tot je de factuur ontvangt, want boekhoudkundig moeten facturen worden toegewezen aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben.

Fiscale spelregels bij te ontvangen facturen

Boekhoudkundig moeten dus de kosten worden toegewezen aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. In een advies van de CBN heeft men aangegeven hoe dit moet worden geïnterpreteerd:

• Voor goederen gaat het om het jaar waarin de eigendom van de goederen worden overgedragen;
• Voor diensten gaat het om het jaar waarin de voornaamste prestaties werden uitgevoerd.

Fiscaal gezien zijn de kosten dus ook al in dat boekjaar aftrekbaar. Dit kan interessant zijn, zeker nu de vennootschapsbelasting vanaf 2020 verder zal dalen. Je kan dus maximaal besparen door kosten nog dit jaar fiscaal in mindering te brengen. Let wel op, want de btw-administratie volgt andere spelregels. Voor de verwerking in de btw-aangifte en de recuperatie van de btw moet je nu eenmaal wachten tot je de effectieve factuur krijgt.

Hoe boek ik te ontvangen facturen?

Wanneer je normaal een factuur ontvangt, boek je die twee keer. Enerzijds boek je dat bij de kosten, anderzijds boek je het op de individuele leveranciersrekening. Omdat er hier nog geen factuur werd ontvangen, moet de factuur echter niet op de individuele leveranciersrekening maar op een algemene rekening ‘te ontvangen facturen’ worden geboekt. Wanneer je de factuur in het volgend boekjaar ontvangt, moet het dan weer niet op een 6-rekening maar op het debet van de rekening Te ontvangen facturen worden geboekt.

Voorbeeld boeken te ontvangen facturen

Stel bijvoorbeeld dat je bij een leverancier voor € 8.000,- (excl. btw) goederen hebt aangekocht. Diezelfde leverancier heeft ook voor € 2.000,- (excl. btw) herstellingen verricht aan jouw machines. Omdat je een bindende offerte ontving, ben je reeds op de hoogte van het kostenplaatje. Bij het afsluiten van het boekjaar heb je echter nog steeds geen factuur ontvangen. Het volgende boekjaar ontvang je vervolgens twee facturen: een factuur voor de aankoop van de grondstoffen en een factuur voor de verrichte herstellingen.

Boeking bij het afsluiten van het boekjaar

Bij het afsluiten van het boekjaar wordt de factuur enerzijds gewoon op de 6-rekeningen geboekt en anderzijds op de speciale rekening Te ontvangen facturen. De te ontvangen factuur wordt wel opgesplitst tussen de aankoop van grondstoffen en de verrichte herstellingen.

Boeking bij het ontvangen van de factuur

Wanneer je de definitieve factuur vervolgens ontvangt, moet je het boeken op het debet van de rekening Te ontvangen facturen. Bovendien kan de factuur pas nu in de btw-administratie worden verwerkt. Ten slotte kan de factuur aan de leveranciersrekening worden gekoppeld.

De verwerking van de factuur voor de reeds ontvangen goederen (21% btw), ziet er als volgt uit:

Voor de factuur met betrekking tot de herstellingswerken (21% btw), zijn dit de journaalposten: