Hoe boek ik een ledig goed van mijn leverancier?

Veel leveranciers vragen een waarborg voor de geleverde verpakkingsmaterialen, ook wel ledig goed genoemd. In de verkoopvoorwaarden staat dan ook duidelijk dat de verpakking eigendom blijft van de leverancier en moet worden teruggegeven. Daarvoor wordt ook een waarborg in rekening gebracht die bij de terugzending van de verpakking wordt teruggegeven. Het kan bijvoorbeeld gaan om fruitkisten, paletten of glazen flessen. Maar hoe wordt de waarborg voor zo’n ledig goed boekhoudkundig verwerkt? Er zijn verschillende fasen en bovendien is de boekhoudkundige verwerking ook afhankelijk van de vervolgacties, want niet altijd wordt een gewaarborgde verpakking ook effectief teruggegeven.

Leverancier rekent gewaarborgde verpakking aan

In eerste instantie zal een leverancier steeds een borg aanrekenen voor de door hem geleverde verpakkingen. Die borg zal zijn weergegeven op de factuur van de desbetreffende goederen. Deze boekhoudkundige verwerking is vrij eenvoudig.

Stel bijvoorbeeld dat de leverancier een factuur opmaakt voor aangekochte goederen ter waarde van € 10.000,-. Bovendien rekent de leverancier daarbij € 500,- aan als borg voor de geleverde verpakkingen. Omdat het gaat om een herbruikbare verpakking waarvoor je een terugbetaling kan ontvangen, moet er geen btw op worden berekend. De btw (21%) is met andere woorden enkel van toepassing op de hoofdsom en bedraagt € 2.100,-.

Dit resulteert in onderstaande boekhoudkundige verwerking:

Gewaarborgde verpakking wordt teruggegeven aan leverancier

Wanneer je de gewaarborgde verpakking vervolgens teruggeeft aan de leverancier, ontvang je de borg terug. De leverancier zal daarom een creditnota opmaken. Hierdoor neemt de schuld ten aanzien van de leverancier af.

Gewaarborgde verpakking wordt niet teruggegeven aan leverancier

Het is ook mogelijk dat de gewaarborgde verpakking niet wordt teruggegeven aan de leverancier. Bijvoorbeeld omdat het verloren is gegaan. In dat geval zal de leverancier jou natuurlijk niet terugbetalen en ontvang je dus ook geen creditnota. Dat behoeft geen bijzondere boekhoudkundige verwerking, daar de factuur voor de gewaarborgde verpakking eerder al werd ingeboekt.

Echter is de gewaarborgde verpakking verloren gegaan en dus niet meer in de onderneming aanwezig. Net zoals bij verloren gegane handelsgoederen moeten ook verloren verpakkingsmaterialen correct worden afgeboekt. De vordering voor de waarborgen wordt daarom afgeboekt ten aanzien van een kostenrekening.

Meestal zal dit alles worden opgemerkt bij de inventarisopname. Dan zal blijken dat een aantal verpakkingen niet meer in de onderneming aanwezig zijn. Stel bijvoorbeeld dat in voorgaand geval de helft van de verpakkingen op het einde van het boekjaar verloren blijkt te zijn gegaan. Dan resulteert dat in de volgende boeking: