Als ondernemer word je vroeg of laat geconfronteerd met situaties die buiten jouw controle vallen en die de zakelijke activiteiten beïnvloeden. Niet alle nadelige situaties zijn voorbeelden van overmacht, maar uiteraard kunnen ze wel altijd een diepgaande impact hebben op de bedrijfsvoering. Het is belangrijk om te weten wanneer er al dan niet sprake is van overmacht, wat de gevolgen van overmacht zijn en hoe je als ondernemer effectief omgaat met dergelijke situaties.
Wat is overmacht?
Overmacht verwijst naar onvoorziene, externe gebeurtenissen die de nakoming van contractuele verplichtingen verhinderen of onmogelijk maken. Dit kunnen natuurrampen zijn, zoals overstromingen en aardbevingen. Ook door de mens veroorzaakte gebeurtenissen, zoals oorlogen en stakingen, kunnen overmacht zijn. Een bekend en recent voorbeeld van overmacht is de coronapandemie. In ieder geval is het zo dat overmachtssituaties niet te wijten zijn aan de schuld van een van de partijen en niet voorspelbaar zijn op het moment dat het contract werd gesloten. Dit onderscheidt overmacht van andere zakelijke risico’s die normaal gesproken kunnen worden voorzien en beheerd.
Niet altijd sprake van overmacht
Het is cruciaal om te weten wat niet als overmacht wordt beschouwd. Zo is er geen sprake van overmacht als de situatie voorzienbaar is op het moment van het sluiten van de overeenkomst. De vroege fase van de coronapandemie was bijvoorbeeld wel onvoorzienbaar, maar de latere fase was dat vaak niet. Dan had men er bij de contractuele onderhandelingen reeds rekening mee kunnen houden en had men voorzorgsmaatregelen of alternatieven kunnen uitwerken.
Ook problemen die binnen de macht van de contractspartijen liggen, zijn geen overmacht. Denk aan financiële middelen, technische storingen door onderhoudswerkzaamheden of een gebrek aan personeel. Deze zaken vallen vaak buiten de categorie overmacht. Deze zijn meestal voorzienbaar en beheersbaar, en daarom is het waarschijnlijker dat bedrijven hiervoor verantwoordelijk worden gehouden.
Gevolgen van overmacht en omgaan met overmacht
Het effectief omgaan met overmacht begint bij de opstelling van de contracten en algemene voorwaarden. Hierin moet duidelijk worden gedefinieerd wat de partijen als overmacht beschouwen en wat de gevolgen zijn voor de contractuele verplichtingen van beide partijen in zo’n situatie. Zorg er met andere woorden voor dat de contracten een overmachtsclausule bevatten die duidelijk beschrijft welke gebeurtenissen als overmacht worden beschouwd en welke rechten en verplichtingen dit met zich meebrengt. Het is ook verstandig om procedures op te nemen met betrekking tot het melden van overmacht en het overhandigen van eventuele bewijsstukken.
Communiceer altijd open met klanten en leveranciers over de situatie. Transparantie helpt bij het opbouwen van vertrouwen en kan leiden tot meer begrip en flexibiliteit. Ontwikkel daarnaast alternatieve plannen voor het geval dat overmachtsituaties zich voordoen. Dit kan betekenen dat je bijvoorbeeld flexibele leveranciers hebt of een noodplan voor de bedrijfsvoering. Bij twijfel over wat wel of niet onder overmacht valt en wat de gevolgen zijn voor de contractuele situatie, of over de beste manier om een overmachtsclausule op te stellen, is het aan te raden om juridisch advies in te winnen. Dit kan helpen om toekomstige geschillen te voorkomen.
