Als zelfstandig ondernemer kom je onvermijdelijk in aanraking met een van de minder aangename aspecten van het ondernemerschap: onbetaalde facturen. Het innen van achterstallige betalingen kan een tijdrovend en stressvol proces zijn. Je staat dan ook voor een belangrijke beslissing: ga je zelf de strijd aan met late betalers of besteed je de incasso uit aan professionals? Beide opties hebben eigen voordelen en nadelen. Wat de beste keuze is, kan per bedrijf verschillen.
Zelf onbetaalde facturen innen kent uitdagingen
Het zelf beheren van het incassoproces kan zeker een aantal voordelen hebben. Je behoudt bijvoorbeeld de volledige controle over de communicatie met je klanten, wat belangrijk kan zijn voor het behoud van een goede relatie. Ook kun je besparen op de kosten die gepaard gaan met het inschakelen van een incassobureau.
Aan de andere kant vergt het zelf innen van onbetaalde facturen veel tijd en energie. Het opvolgen van late betalingen, het versturen van herinneringen en het onderhandelen met debiteuren kan een zware last leggen op de reeds drukke agenda. Bovendien vereist dit kennis van juridische procedures en goede communicatieve vaardigheden. Niet elke goede ondernemer is ook even goed in het incasseren van onbetaalde facturen.
Incassobureau inschakelen
Het uitbesteden van incasso aan een gespecialiseerd incassobureau of een juridische dienstverlener brengt verschillende voordelen met zich mee. Incassobureaus hebben de expertise en ervaring om snel en effectief achterstallige betalingen te innen. Ze zijn vaak beter uitgerust om juridische stappen te ondernemen. Een ander voordeel is dat het uitbesteden van incasso je ontlast van de emotionele en tijdrovende aspecten van het incassoproces. Je kunt je volledig richten op jouw kernactiviteiten, terwijl het incassobureau het debiteurenbeheer voor zijn rekening neemt. Natuurlijk werkt men niet gratis. Incassobureaus rekenen kosten aan voor hun diensten. Deze zijn afhankelijk van het bureau, de gemaakte afspraken en de complexiteit van de zaak. Daarnaast is er het risico dat de relatie met de klant schade oploopt door de soms agressievere aanpak van een incassobureau. Dit zijn allemaal factoren om rekening mee te houden.
De juiste keuze en de gulden middenweg
De keuze tussen zelf onbetaalde facturen innen of de incassoprocedure uitbesteden, hangt af van verschillende factoren. Overweeg hoeveel tijd je kunt besteden aan debiteurenbeheer en hoe comfortabel je je voelt bij het omgaan met late betalingen. Denk ook na over de impact op de klantrelaties en of de kosten van een incassobureau opwegen tegen de mogelijke opbrengsten. Vooral voor grote bedrijven kan zelf de onbetaalde facturen innen interessant zijn, zeker als het mogelijk is om gespecialiseerde profielen in huis te halen die ervaring hebben met het omgaan met onbetaalde facturen.
Je kunt natuurlijk ook kiezen voor een middenweg. De eerste stappen van het incassoproces voer je dan zelf uit en na bijvoorbeeld twee schriftelijke ingebrekestellingen schakel je een incassobureau in. Waarschuw de klant dan vooraf dat je dit gaat doen en dat er dan extra kosten van toepassing zijn. Het is belangrijk om hier reeds vooraf afspraken over te maken, bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden. Uiteindelijk is het belangrijkste dat jouw bedrijf zijn financiële gezondheid behoudt en dat je facturen int op een manier die perfect past bij de bedrijfsvoering en de klantrelaties.
