Wanneer de sociale inspectie over de vloer komt, zullen ze al snel vragen om de arbeidscontracten even voor te leggen. Indien er vervolgens geen arbeidscontract te vinden is, begint de controleur al snel te sakkeren. Toch hoef je je nergens zorgen over te maken, want een arbeidsovereenkomst moet echt niet altijd op papier worden gezet. Echter hoef je dan wel rekening te houden met een aantal consequenties en beperkingen.

Arbeidsovereenkomst moet niet op papier

Er staat nergens in de wetgeving geschreven dat arbeidsovereenkomsten op papier moeten worden opgesteld. Sinds de wet van 3 juni 2007 is het zelfs mogelijk om arbeidsovereenkomsten met behulp van een elektronische handtekening te sluiten, waardoor het volledig proces digitaal kan verlopen. Daarnaast kan een arbeidsovereenkomst, net zoals de meeste andere overeenkomsten, ook mondeling worden gesloten. Een eenvoudig akkoord tussen werkgever en werknemer volstaat. Toch is het sluiten van een mondelinge arbeidsovereenkomst niet altijd een goed idee.

Beperkingen van een ongeschreven arbeidsovereenkomst

Wanneer er een mondelinge arbeidsovereenkomst wordt gesloten, wordt er aangenomen dat het gaat om een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Ook neemt men dan automatisch aan dat het gaat om een voltijdse overeenkomst. Wat de inhoud en modaliteiten betreft, gelden de mondelinge afspraken tussen de partijen. Dit valt op verschillende manieren te bewijzen, bijvoorbeeld op basis van de gebruiken tussen de partijen of het getuigenbewijs.

Hoewel mondelinge arbeidsovereenkomsten zijn toegestaan, is het niet altijd mogelijk. Zo is het voor overeenkomsten met een bepaalde duur, overeenkomsten voor deeltijdse arbeid of voor vervangingsovereenkomsten niet mogelijk. Ook kunnen er een aantal afspraken niet worden gemaakt, omdat die verplicht schriftelijk moeten worden opgesteld. Denk bijvoorbeeld aan het delcrederebeding of concurrentiebeding: indien dergelijke clausules niet schriftelijk worden opgesteld, zijn ze automatisch nietig.

Ook in een aantal specifieke gevallen is een schriftelijke arbeidsovereenkomst verplicht. Dit is bijvoorbeeld het geval voor werknemers die hun opdracht voor langer dan een maand in het buitenland vervullen. Zij moeten voor het vertrek naar het buitenland over een schriftelijk of elektronisch document beschikken. Daarin moeten bovendien verplicht een aantal vermeldingen worden opgenomen.

Geen beperkingen bij elektronische arbeidsovereenkomsten

Terwijl mondelinge arbeidsovereenkomsten slechts in beperkte mate een optie zijn, kunnen elektronische arbeidsovereenkomsten perfect de klassieke arbeidscontracten vervangen. Ook overeenkomsten voor onbepaalde tijd of voor een duidelijk omschreven werk kunnen dus elektronisch worden gesloten. Echter moeten alle partijen het er wel over eens zijn om via de elektronische weg tot een arbeidsovereenkomst over te gaan. Ook moet de werkgever een elektronisch exemplaar bewaren bij een elektronische archiveringsdienst. Deze overeenkomst ondertekenen kan dan weer enkel via een systeem van gekwalificeerde elektronische handtekening, hetgeen bijvoorbeeld de elektronische identiteitskaart kan zijn.

Arbeidsovereenkomsten waarvoor een (elektronisch) geschrift vereist is

Hoewel mondelinge arbeidsovereenkomsten in principe zijn toegestaan, moet je in volgende gevallen toch over een schriftelijk exemplaar beschikken:

  • Bij het inschakelen van jobstudenten;
  • Bij het inschakelen van huisarbeiders;
  • Bij het inschakelen van uitzendarbeiders;
  • Bij arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd;
  • Bij arbeidsovereenkomsten voor een duidelijk omschreven werk;
  • Bij arbeidsovereenkomsten voor tijdelijke arbeid;
  • Bij vervangingsovereenkomsten;
  • Wanneer werknemers hun opdracht langer dan een maand in het buitenland uitvoeren;
  • Bij een aantal clausules, zoals het delcrederebeding, het scholingsbeding en het concurrentiebeding.