Voor veel ondernemingen nemen personeelskosten een erg grote hap uit het budget. Dergelijke personeelskosten omvatten niet alleen de bezoldiging, maar bijvoorbeeld ook de sociale lasten, de voorzieningen voor het vakantiegeld en de werkgeversbijdragen voor sociale verzekeringen. Hiervoor worden verschillende rekeningen voorzien. Daarnaast maken we boekhoudkundig een onderscheid tussen arbeiders, bedienden en directieleden. Voor directiepersoneel boeken we de kosten echter enkel in een speciaal daarvoor geopende rekening, indien hiervoor geen individualiseerbare situatie ontstaat.
Rekeningen met betrekking tot personeelskosten
Volgende rekeningen worden voornamelijk gebruikt om personeelskosten boekhoudkundig te verwerken, met opsplitsing naar de aard van de personeelskost en mits onderscheid tussen bedienden, bestuurders of zaakvoerders met een arbeidscontract, arbeiders en directieleden:
62 | Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen |
620 | Bezoldigingen en rechtstreekse sociale voordelen |
6200 | Bestuurders of zaakvoerders |
6201 | Directiepersoneel |
6202 | Bedienden |
6203 | Arbeiders |
6204 | Andere personeelsleden |
6209 | Voorzieningen voor vakantiegeld |
621 | Werkgeversbijdragen voor sociale verzekeringen |
622 | Werkgeverspremies voor bovenwettelijke verzekeringen |
623 | Andere personeelskosten |
624 | Ouderdoms- en overlevingspensioenen |
Bovenstaande kostenrekeningen gebruik je in combinatie met deze schuldenrekeningen:
45 | Schulden met betrekking tot belastingen, bezoldigingen en sociale lasten |
453 | Ingehouden voorheffingen |
454 | Rijksdienst voor Sociale Zekerheid |
455 | Bezoldigingen |
455.1 | Directiepersoneel |
455.2 | Bedienden |
455.3 | Arbeiders |
456 | Vakantiegeld |
459 | Andere sociale schulden |
Boekhoudkundige verwerking van personeelskosten
De storting van verschuldigde sommen voer je chronologisch uit. Het gaat hierbij om de (twee)wekelijkse of maandelijkse storting van de bezoldigingen en de betaling van de ingehouden voorheffing binnen 15 dagen na het einde van het kwartaal of volgend op de betaling. Binnen de maand die volgt op het kwartaal verwerk je ook de storting aan de RSZ van de verschuldigde sommen (wanneer de werkgever minder van vijf werknemers in dienst heeft).
Boekhoudkundige verwerking van de afrekening van een personeelslid
Stel dat bediende Leonard een brutoloon van € 2.100,- per maand ontvangt. Hij werkt bij een klein bedrijf met slechts zes personeelsleden in dienst. We nemen aan dat de RSZ-bijdrage van de werkgever 672 euro bedraagt. Bovendien ziet de afrekening er als volgt uit:
Basisbezoldiging | € 2.100,- |
RSZ | € 274,47 |
Nettobelastbare bezoldiging | € 1.825,53 |
Bedrijfsvoorheffing | € 259,52 |
Netto | € 1.566,01 |
Al deze kosten moeten boekhoudkundig worden verwerkt. Let er wel op dat je op rekening 454 de totaal te betalen RSZ moet boeken met inbegrip van het deel dat verschuldigd is door de werkgever.
6202 | Bezoldigingen bedienden | 2.100 | |
621 | Werkgeversbijdrage voor sociale verzekeringen | 672 | |
455.2 | Te betalen bezoldigingen bedienden | 1.566,01 | |
454 | Te betalen RSZ | 946,47 | |
453 | Ingehouden voorheffingen | 259,52 |
Bij de afrekening boek je dan:
455.2 | Te betalen bezoldigingen bedienden | 1.566,01 | |
550.0 | Kredietinstellingen | 1.566,01 |
453 | Ingehouden voorheffingen | 259,52 | |
550.0 | Kredietinstellingen | 259,52 |
454 | Te betalen RSZ | 946,47 | |
550.0 | Kredietinstellingen | 946,47 |
In dit voorbeeld werd de berekening voor een individuele bediende afgewerkt. Wanneer er meerdere personeelsleden in dienst zijn, is het uiteraard niet nodig om zo’n individuele verwerking uit te voeren. Het is dus perfect mogelijk om de maandelijkse RSZ-werknemersbijdrage of het totaal van de bezoldigingen van de bedienden meteen te verwerken. Ter controle moeten de verwerkte cijfers dan wel overeenkomen met het totaal van de bedragen die op de individuele afrekeningen te vinden zijn.
Boekhoudkundige verwerking van andere personeelskosten
De rekening 623 Andere personeelskosten omvat alle lasten die niet in de bezoldigingen begrepen zijn. Denk bijvoorbeeld aan een geschenk voor het huwelijk, de verstrekking van ecocheques of gratis soepbedeling in de kantine op het werk. Het kan hierbij zowel gaan om voordelen in natura als om geldelijke voordelen.
Bij voordelen in natura boek je het gewoon in functie van de door een leverancier uitgereikte factuur ten aanzien van de rekening 623 Andere personeelskosten. Stel bijvoorbeeld dat het gaat om een factuur van 1.000 euro incl. 21% btw:
623 | Andere personeelskosten | 826,45 | |
411 | Terug te vorderen btw | 173,55 | |
440 | Leveranciers | 1.000 |
In voorgaand geval verwerk je de betaling in functie van de 440-rekening. Bij een geldelijk voordeel is zo’n verwerking natuurlijk niet mogelijk. Hier voer je de boeking uit bij het toekennen van het voordeel. Bij het uitvoeren van de betaling, is een extra boeking noodzakelijk. Stel bijvoorbeeld dat een werknemer 1.000 euro ontvangt als tussenkomst in de verplaatsingskosten van de woonplaats. Bij het toekennen van de vergoeding, voeren we volgende boeking uit:
623 | Andere personeelskosten | 1.000 | |
459 | Andere sociale schulden | 1.000 |
Bij het uitvoeren van de betaling, volgt ten slotte volgende boeking:
459 | Andere sociale schulden | 1.000 | |
550.0 | Kredietinstellingen | 1.000 |