Wat zijn ecocheques en hoe boek ik ze?

In de privésector zijn ecocheques wel vaker een onderdeel van het loonpakket. In feite gaat het om een extralegaal voordeel. Hierop moet je als werkgever dus geen sociale lasten betalen, terwijl het als sociaal voordeel zijnde ook voor de werknemer sociaal-fiscaal is vrijgesteld. Het is met andere woorden een fiscaal vriendelijke manier om werknemers een extraatje toe te kennen. Maar dat impliceert meteen ook dat het wel heel strikt is gereglementeerd. En dat de ecocheques niet fiscaal aftrekbaar zijn in hoofde van de werkgever (maar de administratiekosten wel). Voor wat hoort wat…

Wat zijn ecocheques?

Ecocheques zijn (digitale) waardebonnen die in de privésector aan werknemers worden toegekend. Deze waardebonnen kunnen enkel worden gebruikt om ecologische producten en diensten aan te schaffen. Hoewel lang niet alle verkooppunten even strikt zijn in het naleven van deze beperkingen, stelt de NAR (Nationale Arbeidsraad) jaarlijks een lijst op met producten die met ecocheques kunnen worden gekocht. Deze lijst is rond drie categorieën opgebouwd:

• Producten en diensten voor hergebruik, recyclage en afvalpreventie: bv. tweedehands kleding
• Producten en diensten voor duurzame mobiliteit en vrije tijd: bv. treintickets
• Ecologische producten en diensten: bv. papierproducten met het FSC-label

Daarnaast kunnen de ecocheques enkel worden gebruikt bij handelaars die ze aanvaarden, de handelaars zelf zijn daar niet toe verplicht, en blijven de ecocheques maximaal twee jaar geldig.

Hoe ecocheques toekennen?

Soms zal een cao ecocheques verplicht opleggen. Indien dat niet het geval is, kunnen daarover afspraken worden gemaakt in de arbeidsovereenkomst. De afspraken in de cao en/of de arbeidsovereenkomst zullen bepalen voor welk bedrag ecocheques worden toegekend en met welke waarde per cheque. Ook het moment van de toekenning is hierin geregeld.

Eenmaal dat duidelijk is, kan je de ecocheques bestellen via de uitgiftebedrijven. In principe heb je de keuze tussen Edenred, Monizze en Sodexo. Deze ecocheques kunnen op papier of elektronisch worden verkregen. Dergelijke uitgiftebedrijven rekenen administratiekosten aan en bezorgen jou een heldere factuur.

Elke werknemer kan voor maximaal 250 euro aan ecocheques per jaar ontvangen. Het aantal toegekende ecocheques is hierbij afhankelijk van het aantal gepresteerde dagen of daarmee gelijkgestelde dagen (bv. moederschapsrust).

Fiscale fiche en ecocheques

Wanneer de toegekende ecocheques aan de wettelijke voorwaarden voldoen, zijn ze vrijgesteld van belastingen en moeten ze niet op de fiscale fiche 281.10 of 281.20 worden opgenomen. Elektronische ecocheques moeten daarentegen wel gewoon op de loonfiches worden vermeld. Zowel het aantal ecocheques als het brutobedrag ervan moet op de loonfiche weergegeven zijn.

Hoe boek ik ecocheques?

In tegenstelling tot maaltijdcheques, waar er een opsplitsing moet worden gemaakt in functie van de deelname van de werkgever en de werknemer, is de boekhoudkundige verwerking van ecocheques vrij eenvoudig. In principe moeten hier twee fasen worden onderscheiden: de aankoop van de ecocheques en de jaarlijkse toekenning van de ecocheques.

In dit voorbeeld koopt de werkgever voor zijn werknemer voor €250,- ecocheques. Het uitgiftebedrijf rekent hiervoor een administratiekost van 30 euro aan, waarop ook nog eens 6,3 euro btw wordt geheven.

Hoe boek ik de aankoop van ecocheques?

Deze boeking is vrij eenvoudig omdat je netjes een factuur zal ontvangen van het uitgiftebedrijf.

Hoe boek ik de toekenning van de ecocheques?

Ook de uitbetaling van de ecocheques behoeft weinig duiding. Er is hier geen sprake van een aftrekbaar deel zoals dat bij maaltijdcheques wel het geval is, waardoor er geen opsplitsing moet worden gemaakt. De boekhoudkundige verwerking van de toegekende ecocheques zal er dan ook als volgt uitzien.