Hoe ga je boekhoudkundig om met leveranciers?

Om aan de boekhoudkundige verplichtingen te kunnen voldoen is het belangrijk om niet alleen een individuele rekening per leverancier te gebruiken, maar om bovendien ook een opdeling te maken in functie van de betalingsverplichtingen. Dat maakt het eveneens mogelijk om de globale uitstaande leveranciersschuld en de schuldpositie zowel individueel als algemeen te beoordelen, hetgeen voor zowel interne als externe analyses geen onbelangrijke gegevens zijn. Denk bijvoorbeeld aan het bepalen van de BKK (behoefte aan bedrijfskapitaal) of aan het uitvoeren van een acid test.

Per leverancier een individuele rekening

Net zoals je per klant een individuele rekening gebruikt, moet je ook per leverancier een fiche gebruiken. Ook in dit geval gebruik je een algemene rekening 440 Leverancier.

Leveranciers tegen contante betaling

In de eerste plaats moet je periodieke staten opmaken voor de aankopen tegen contante betalingen. Je gebruikt hierbij de rekening 440.0 Leveranciers tegen contante betaling. Uiteraard dien je een uitsplitsing te maken in functie van de in de prijs begrepen btw, die terugvorderbaar is. Omdat de aankoop en de betaling gelijktijdig gebeuren, kan je meteen zowel de aankoop als de betaling boekhoudkundig verwerken.

Stel bijvoorbeeld dat je een handelsgoed aankoopt voor 1.500 euro, inclusief 21% btw en dat contant betaalt:

Leveranciers tegen betaling op termijn

Leveranciers vragen lang niet altijd een contante betaling. In sommige gevallen moet je pas later betalen. Hiervoor wordt er een subrekening geopend (440.1 Leveranciers tegen betaling op korte termijn). Op het moment van de aankoop is de verwerking van de betaling nog niet mogelijk.

Stel bijvoorbeeld opnieuw dat je een handelsgoed aankoopt voor 1.500 euro, inclusief 21% btw maar deze keer pas na dertig dagen moet betalen:

Te ontvangen facturen

Ten slotte is het mogelijk dat je de goederen al hebt ontvangen maar dat je de feitelijke factuur nog moet krijgen. Bij het afsluiten van het boekjaar mogen deze aankopen echter al in rekening worden gebracht om de belastbare basis of het btw-heffingsbedrag te bepalen. Zowel op het einde van het boekjaar als op het einde van de maand (maandaangevers) of het kwartaal (kwartaalaangevers) is een verwerking voor ontvangst van de factuur noodzakelijk. Hiervoor gebruik je de rekening 444 Te ontvangen facturen in combinatie met de rekening 440.1 Leveranciers tegen betaling op termijn (of in uitzonderlijke gevallen de rekening 440.0 Leveranciers tegen contante betalingen).

Stel bijvoorbeeld dat er voor 1.500 euro (inclusief 21% btw) handelsgoederen worden geleverd. Op basis van de leveringsbon kan je dan de binnenkomende handelsgoederen registreren. Voor de gedetailleerde btw verwerking en de toewijzing aan de individuele fiche is het echter nog wachten op de btw-conforme factuur die aangeeft wat het toepasselijk btw-tarief is.