Btw terugvragen: zo werkt het

Afhankelijk van het toepasselijke regime dien je elke maand of elk kwartaal een btw-aangifte in. Op basis van het verschil tussen de btw op de aankopen en de btw op de verkopen wordt bepaald of jij btw moet betalen of btw terugkrijgt. Als je moet betalen, moet je dat altijd vrijwel direct doen. Er zijn geen drempelbedragen van toepassing. Als je terugkrijgt, is dat anders. Dan gelden er namelijk een aantal voorwaarden.

Voorwaarden om btw terug te vragen en te krijgen

Om btw terug te kunnen krijgen, moet je aan vier voorwaarden voldoen. In de eerste plaats moet je het juiste vak voor de teruggave van de btw hebben aangevinkt in de btw-aangifte. Daarnaast moet je je btw-aangifte op tijd hebben ingediend. Ook moet je je rekeningnummer hebben doorgegeven aan de overheid. En ten slotte moet het saldo het vereiste minimumbedrag hebben bereikt.

Btw terugvragen voor kwartaalindieners

Btw terugvragen voor maandindieners zonder een vergunning

Als je niet aan de voorwaarden voldoet, verlies je het btw-tegoed niet. Het tegoed wordt namelijk gewoon overgedragen naar de volgende btw-aangifte en dit tot wanneer je aan alle eisen voldoet. Je dient in ieder geval altijd expliciet te vragen om een teruggave van een overschot in jouw voordeel. Bovendien voorziet de belastingdienst in een uiterste deadline: het expliciet vragen om een teruggave moet gebeuren voor 31 december van het derde jaar na de indiening van de btw-aangifte waaruit een btw-bedrag in jouw voordeel volgde.

Soepele betalingsregeling voor starters

Voor starters geldt er een gunstregeling. Als starters kiezen voor een maandelijkse aangifte kunnen ze genieten van een snellere terugbetaling van het btw-tegoed. Er wordt door de wetgever gesproken over een “vergunning”, maar deze vergunning dien je niet zelf aan te vragen. Als je aan de voorwaarden voldoet, krijg je het automatisch toegekend. Dat wil zeggen dat je (i) een starter bent en (ii) kiest voor maandelijkse btw-aangiften. De gunstregeling geldt gedurende de eerste 24 maanden en moet de cashflow van de starter ondersteunen.

Btw terugvragen als maandindiener zonder vergunning

Rechtzetting btw-aangifte en terugkrijgen btw-tegoed

Het is mogelijk om een fout in een btw-aangifte recht te zetten voor de vervaldatum. Zo’n rechtzetting heeft geen nadelige gevolgen, je zal niet worden beboet. Zo kan je een rechtzetting aanwenden om het vereiste minimumbedrag te bereiken en zo alsnog recht te hebben op een teruggave. Ook als je vergeten bent om het vakje voor het aanvragen van de teruggave aan te vinken, kan je een rechtzetting doen. Op voorwaarde dat je dit voor de vervaldatum doet, is dat toegestaan.

Verrekening van het btw-tegoed

Het kan natuurlijk ook dat je bij de btw-administratie of bij een andere dienst van de FOD Financiën nog een schuld hebt. Dan kan de belastingadministratie afhoudingen doen op het btw-tegoed. Hierdoor kan het dat je de terugbetaling slechts gedeeltelijk of zelfs helemaal niet krijgt. In sommige gevallen kan het btw-tegoed ook worden aangewend om derden te betalen. Als je bijvoorbeeld je sociale bijdragen niet (tijdig) hebt betaald, kan men beslag leggen op het btw-tegoed. De belastingadministratie zal je altijd informeren over dergelijke afhoudingen.

Betaling van het btw-tegoed

De terugbetaling zal steeds plaatsvinden op je rekeningnummer. Dat is in principe het rekeningnummer dat je bij de start van je activiteit hebt ingevuld op het formulier 604A. Als je rekeningnummer wijzigt of als je bij aanvang van je activiteiten geen bankinformatie hebt doorgegeven, dien je de rekeninginformatie aan de administratie door te geven. Daarvoor gebruik je het formulier 604B.

Btw-teruggave in Europa

Naast Belgische btw is het ook mogelijk om Europese btw terug te vragen. Het gaat dan om de btw die je hebt betaald om goederen of diensten in de EU te kopen die niet zijn bedoeld voor de wederverkoop en die een zakelijk karakter hebben. De Europese btw terugvragen, verloopt anders dan de Belgische btw terugvragen. Daarvoor maak je gebruik van het Intervat-portaal, waar je de aanvraag ‘VAT Refund’ doet.

Per lidstaat dient er een aparte aanvraag te worden ingediend. Je kan tot 30 september van het volgende jaar een aanvraag indienen. En een aanvraag indienen, kan pas ten vroegste op de eerste dag na de periode waarop de aanvraag betrekking heeft. Dus als je voor het vierde kwartaal van 2022 een aanvraag indient, kan dit ten vroegste op 1 januari 2023 en heb je tijd tot 30 september 2023.

Een aanvraag kan betrekking hebben op een enkel kwartaal of op een volledig kalenderjaar. Ook hier gelden er minimumbedragen: € 50 bij een jaaraanvraag en € 400 bij een kwartaalaanvraag. De goedkeuring kan wel een tijdje op zich laten wachten. In het beste geval vier maanden, maar in het uiterste geval tot twaalf maanden als er bijkomstige inlichtingen nodig zijn.

Btw-teruggave buiten de EU

Ook voor uitgaven buiten de Europese Unie is het mogelijk om de betaalde btw terug te vorderen. De btw dient dan duidelijk op de buitenlandse factuur te zijn vermeld. Het aanvragen van de btw van buiten de EU doe je door middel van het formulier 803. Het ingevulde formulier dien je bij de buitenlandse belastingadministratie in. Dit proces is wat complexer, omdat er natuurlijk geen geharmoniseerde regels zijn. Elk land heeft eigen regels omtrent de btw en de btw-teruggave. Neem daarom contact op met de buitenlandse belastingdienst voor meer informatie.