Diefstal is een onaangename realiteit waarmee veel ondernemers te maken krijgen. Het kan zijn dat je als eigenaar van een winkel merkt dat er items ontbreken, of dat er na een inbraak in je bestelwagen goederen zijn gestolen. Het is belangrijk dat je hiervan aangifte doet. De diefstal kan je ook in je boekhouding verwerken. Hoe je dit doet, is afhankelijk van de concrete situatie. De onderstaande richtlijnen helpen je bij het verwerken van diefstal in de boekhouding.

Aftrekbaarheid van gestolen goederen

Gestolen goederen kunnen in principe als beroepskosten worden afgetrokken, mits ze beroepsmatig zijn en niet privé. Indien er sprake is van gedeeld gebruik, is enkel het zakelijke deel aftrekbaar. Het is echter belangrijk om het bedrag en de realiteit van de kosten te bewijzen. Dit kan met een proces-verbaal, dat je altijd moet opvragen bij de politie. Je dient dus aangifte te doen van de diefstal. Het is ook aan te raden om camerabeelden te bewaren en correspondentie met je diefstalverzekeraar bij te houden. Hoe meer bewijzen je hebt, des te beter.

Verwerking van gestolen materiaal en koopwaar

Bij gestolen materiaal, zoals investeringsgoederen, registreer je de vermindering van de waarde in je boeken. Gestolen koopwaar is meestal al geboekt via de aankoopfactuur, dus hier hoef je alleen de voorraadmutaties te verwerken. Let wel, bewaar bewijzen van de diefstal om eventuele vragen van de fiscus te kunnen beantwoorden. Anders zou de fiscus wel eens kunnen beweren dat je het een en ander onder de toonbank hebt verkocht … Bij kleine koopwaar kun je bijvoorbeeld de camerabeelden, de lege verpakkingen of de verwijderde verzegeling bewaren.

Diefstalverzekering en boekhouding

Ben je niet verzekerd, dan is het volledige verlies aftrekbaar. Je trekt de boekwaarde af. Bij afschrijvingen is de volledige restwaarde direct af te schrijven. Heb je wel een verzekering, dan is enkel het verschil tussen de boekwaarde en de betaalde uitkering aftrekbaar. Als de uitkering hoger is dan de boekwaarde, is het verschil belastbaar. Wacht tot je een attest hebt van de verzekeraar voordat je dit in de boekhouding verwerkt. Als er onenigheid is met de verzekeraar over het bedrag van de gestolen goederen, kan het dat je dit attest pas in een later boekjaar krijgt. Volgens de fiscus is de diefstal dan ook pas in dat latere boekjaar aftrekbaar.

Btw bij diefstal van goederen

Voor de btw gelden er specifieke regels. De btw op de gestolen goederen ben je in principe niet kwijt. De reeds in aftrek genomen btw is niet terug te betalen. Dit verandert echter als je de goederen hebt verkocht en er vervolgens geld uit de kassa is gestolen. In dat geval moet de ontvangen btw die in de kassa zat wel worden afgedragen. Helaas blijft de btw in dit geval verschuldigd.

Kosten voor diefstalpreventie

Voorkomen is nog steeds beter dan genezen. Als ondernemer kan je een aantal dingen doen om diefstal te voorkomen. De kosten voor diefstalpreventie zijn in principe fiscaal aftrekbaar. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor een bewakingsagent, voor camerabeveiliging, voor alarmsystemen en voor de plaatsing van lockers waarin klanten hun rugzak dienen te doen.