Hoe boek ik betaalde voorschotten?

Het gebeurt wel vaker dat een leverancier bij een bestelling een voorschot in rekening brengt. Zeker indien het om maatwerk gaat, is dat niet ongewoon. Echter geniet zo’n voorschot boekhoudkundig een bijzondere verwerking, omdat de goederen nog niet zijn geleverd of de diensten nog niet zijn uitgevoerd. Hiervoor is een speciale MAR-rekening voorzien.

Een voorschot is een vordering

Tot op het moment dat de goederen zijn geleverd of de diensten zijn gepresteerd, maakt een voorschot geen deel uit van de feitelijke betaling. Het is voornamelijk een manier om te garanderen dat de leverancier zijn prestaties zal nakomen. Maar omdat er nog geen goederen worden geleverd of diensten worden gepresteerd, gaat het louter om een vordering van de koper ten opzichte van de leverancier of dienstverrichter. Dat is ook logisch: indien de tegenpartij niet levert of presteert, heeft de klant het recht om jouw voorschot terug te vorderen. Indien de verkoper de gemaakte afspraken wel nakomt, zal je enkel het resterende deel moeten bijpassen.

Ook boekhoudkundig heeft dat een aantal consequenties. In het MAR is hiervoor een speciale rekening voorzien. In hoofde van de koper gaat het om de rekening 406 Vooruitbetalingen. In hoofde van de verkoper is er dan weer de rekening 46 Ontvangen vooruitbetalingen.

Boekhoudkundige verwerking van het betaalde voorschot

Wat de boekhoudkundige verwerking betreft, kunnen we vier fasen onderscheiden. In eerste instantie zal de verkoper een factuur opstellen met daarop het gevraagde voorschot. Vervolgens zal je het voorschot betalen en nadien, bij levering van de goederen of prestatie van de diensten, zal de eindfactuur volgen en wordt het voorschot daarin verwerkt. De laatste fase behelst tot slot de betaling van deze eindfactuur.

Stel dat we dit toepassen op een factuur van € 10.000,- (excl. 21% btw) waarop een voorschot van 10% van toepassing is en de goederen pas later worden geleverd, dan krijgen we onderstaande stappen.

Ontvangst factuur met het voorschot

In de eerste plaats zal je de factuur met het gevraagde voorschot ontvangen. Het gaat om een voorschot van 10% van € 10.000,- (excl. btw). Het voorschot bedraagt met andere woorden € 1.000,-. Hierop wordt 21% btw berekend, waardoor het totaalbedrag oploopt tot € 1.210,-.

Betaling van het voorschot

De ontvangen factuur zal een betalingstermijn bevatten. Vaak is deze vrij beperkt. Hoe dan ook moet de betaling van het voorschot ook boekhoudkundig worden verwerkt. Het gaat om een vrij eenvoudige boeking, omdat enkel de overboeking naar de MAR-rekening 440 Leveranciers moet worden geregistreerd.

Ontvangst van de factuur

Wanneer de leverancier de goederen levert of de diensten verricht, zal je ook de eindfactuur in de bus ontvangen. Hierbij moet je enkel nog het saldo betalen. Het eerder betaalde voorschot wordt op de eindfactuur in mindering gebracht. Vergeet niet om daar bij de boekhoudkundige verwerking rekening mee te houden, ook wat de btw-betaling betreft. In de praktijk zal je de MAR-rekening 406 Vooruitbetalingen moeten crediteren voor de rekening 61 Diensten en diverse goederen, uiteraard rekening houdende met de eerdere betaling.

Betaling van de factuur

Tot slot zal de klant de eindfactuur betalen. Hierbij moet enkel het resterend saldo worden overgemaakt. In dit voorbeeld gaat het om € 10.890,- (€ 9.000,- excl. btw).