Hoe boek ik de afronding van betalingen?

Met de nieuwe afrondingsregels die van toepassing zijn op cashbetalingen of op alle betalingen, al naargelang de keuze van de ondernemer, twijfelen sommige ondernemers aan de correcte boekhoudkundige verwerking van de afrondingsverschillen. Daarom publiceerde de CBN recent een advies waarin het de methode voor ondernemingen met een eenvoudige of dubbele boekhouding uit de doeken doet.

Nieuwe afrondingsregels sinds 1 december 2019

Op 1 december 2019 trad de wet van 2 mei 2019 in werking. Hierdoor werden de vroegere facultatieve afrondingsregels bij cashbetalingen verplicht. Hierbij moet je het totaalbedrag (en niet de samenstellende bestanddelen) afronden tot het dichtste hogere of lagere veelvoud van 5 eurocent. Bovendien kan je dezelfde afrondingsregels ook vrijwillig op andere betaalmethoden toepassen, maar dan ben je wel verplicht om het op alle andere betaalmethoden toe te passen. In dat geval ben je als ondernemer onderworpen aan een voorlichtingsverplichting.

Bijzondere btw-regels bij afronding van betalingen

In de circulaire van 27 november 2019 heeft de btw-administratie alvast een aantal bepalingen neergezet met betrekking tot de btw-gevolgen van de nieuwe afrondingsregels. De btw-administratie heeft alvast aangegeven zich tolerant op te stellen en staat toe dat de btw gewoon wordt berekend op het totaal van het bedrag per btw-tariefgroep voorafgaand aan de afronding. Het staat de onderneming natuurlijk vrij om de voorkeur te geven aan de werkelijk van de klant gevorderde en afgeronde prijs. In elk geval moet je je keuze systematisch aanhouden voor alle verkopen.

Boekhoudkundige verwerking van de afronding van betalingen?

In zijn advies van 22 januari 2020 heeft de Commissie voor Boekhoudkundige normen het over marginale verschillen tussen het totaalbedrag van de te betalen prijs en de som van de prijzen van de individuele prestaties. Ook de compensatie tussen negatieve en positieve afrondingsverschillen wordt door de Commissie voor de Boekhoudkundige normen genoemd. Daarom adviseert de CBN ook een eenvoudige oplossing. Het werkte zowel een methode uit voor ondernemingen die een vereenvoudigde boekhouding voeren als voor ondernemingen met een dubbele boekhouding.

Afronding van betalingen boekhoudkundig verwerken bij vereenvoudigde boekhouding

De CBN adviseert om het door de consument betaalde bedrag in te schrijven in het verkoopdagboek en de samenstellende bestanddelen niet in het verkoopdagboek uit te splitsen. Afrondingsverschillen moeten daarbij niet afzonderlijk worden geboekt.

Stel bijvoorbeeld dat een klant twee artikelen koopt met een waarde van 9,86 en 8,41 euro. De bestanddelen zouden zonder afronding 18,27 euro kosten. Na afronding bedraagt de verkoopprijs 18,25 euro. De onderneming schrijft gewoon de opbrengst van 18,25 euro in zijn verkoopdagboek en doet verder niets.

Afronding van betalingen boekhoudkundig verwerken bij een dubbele boekhouding

Bij een dubbele boekhouding zal het boekhoudregistratiesysteem steeds de verschillende bestanddelen op het uitgereikte document uitsplitsen. Hierdoor zal een afrondingsverschil steeds gevolgen hebben voor de resultaten van de onderneming en moeten zij alsnog worden verwerkt, dit in tegenstelling tot wat geldt voor ondernemingen met een enkelvoudige boekhouding.

In de praktijk zal een positief afrondingsverschil op de creditzijde van rekening 700 Verkopen en dienstprestaties worden geboekt, terwijl dit bij een negatief afrondingsverschil op de debetzijde moet gebeuren.

Stel bijvoorbeeld dat een klant opnieuw twee artikelen koopt met een waarde van 9,86 euro en 8,41 euro (incl. btw). De bestanddelen zouden zonder afronding 18,27 euro kosten (incl. btw). Na afronding bedraagt de verkoopprijs echter 18,25 euro (incl. btw). De door te storten btw bedraagt 3,17 euro. De onderneming verwerkt dit als volgt: