Hoe boek ik de ruil van goederen?

Meestal zullen ondernemingen goederen aan elkaar verkopen. Het kan echter ook gebeuren dat ondernemingen bepaalde zaken zullen ruilen. Ook dergelijke ruilen moeten boekhoudkundig worden verwerkt, waarbij er onder andere rekening moet worden gehouden met eventuele meer- of minderwaarden. De CBN bracht hiervoor zelfs een advies uit (CBN-advies 2013/7).

CBN-advies 2013/7

In CBN-advies 2013/7 bespreekt de Commissie voor Boekhoudkundige Normen hoe ruilverrichtingen (van goederen, rechten of waarden) boekhoudkundig worden verwerkt. In de eerste plaats geeft CBN-advies 2013/7 de datum aan waarop de meer- of minderwaarden in het resultaat moet worden opgenomen, namelijk in het boekjaar waarin de voornaamste risico’s worden overgedragen.

Daarnaast onderstreept CBN-advies 2013/7 dat het gaat om een dubbele vervreemding van activa en dat het ook boekhoudkundig als dusdanig moet worden verwerkt. De activa zullen dus de actiefpost verlaten op de datum waarop de voornaamste risico’s worden overgedragen. Op dezelfde datum moet je de meer- of minderwaarden in het resultaat verwerken. De activa die je vervolgens ontvangt, moeten opnieuw in de passende actiefpost worden verwerkt op het moment waarop je de voornaamste risico’s overneemt.

Waardering van de ontvangen activa

Artikel 36, lid 2 W.Venn. geeft aan dat je de ontvangen activa moet verwerken aan de marktwaarde, te schatten op de datum van de ruil. Volgens de Commissie voor Boekhoudkundige Normen is dit de normale waarde waarvoor het actief zou kunnen worden verkocht aan een goed geïnformeerde en onafhankelijke partij die uit vrije wil een transactie sluit. Het is met andere woorden niet gelijk aan de boekhoudkundige restwaarde of de marktwaarde die de partijen er in de ruilovereenkomst aan geven.

Voorbeeld boekhoudkundige verwerking bij ruil van goederen

Stel dat vennootschap De Lekkere Bil en vennootschap Slagerij Vangenechten beslissen om de plukmachine van De Lekkere Bil te ruilen voor de vleesmenger van Slagerij Vangenechten. Ze sluiten hiervoor een ruilovereenkomst op 1 januari 20N0. De partijen komen daarbij overeen dat Slagerij Vangenechten daarnaast ook een oplage van 500 euro moet betalen. Op het ogenblik van de ruil staan de machines, na gerealiseerde afschrijvingen, ingeboekt met volgende netto-boekwaardes:

• Plukmachine bij De Lekkere Bil: € 8.000,- (aanschaffingswaarde € 26.666,67 / geboekte afschrijvingen € 18.666,67)
• Vleesmenger bij Slagerij Vangenechten: € 6.500,- (aanschaffingswaarde € 16.250,- / geboekte afschrijvingen € 9.750,-)

De geschatte marktwaarde van deze machines wijkt echter af van de netto-boekwaarde, de geschatte marktwaardes bedragen hier:

• Plukmachine van De Lekkere Bil: € 5.500
• Vleesmenger van Slagerij Vangenechten: € 8.500,-

De vennootschappen komen overeen dat de juridische risico’s van het toevallig verlies op het moment van de levering, zijnde op 1 augustus 20N0, worden overgedragen. Op die dag moeten ze de ruil ook boekhoudkundig verwerken (en niet op 1 januari 20N0).

Boekhoudkundige verwerking door De Lekkere Bil

In de eerste plaats moet De Lekkere Bil de plukmachine uit de activa schrappen. Vervolgens moet De Lekkere Bil de nieuwe vleesmenger aan de activa toevoegen, net zoals de ontvangen geldsom op de rekening 5500. Op basis hiervan kan de vergelijking worden gemaakt en kan De Lekkere Bil nagaan of het een meer- of een minderwaarde realiseerde. In dit geval gaat het om een meerwaarde.

Boekhoudkundige verwerking door Slagerij Vangenechten

Slagerij Vangenechten moet een gelijkaardige actie uitvoeren en moet zijn vleesmenger uit de activa schrappen, terwijl het wel de plukmachine aan het actief toevoegt. Daarnaast dient het ook rekening te houden met de betaalde geldsom. In dit geval zal Slagerij Vangenechten een minderwaarde realiseren op de vaste activa.

Uiteraard kunnen de ondernemingen hun verworven machines zoals gebruikelijk afschrijven.