Hoe verwerk ik een wisselbrief in mijn boekhouding?

Voor velen is een wisselbrief een archaïsch document dat geen plaats meer heeft in onze hedendaagse digitale samenleving. Toch kan het stukje papier nog steeds een oplossing zijn voor schuldeisers die extra garanties willen of openstaande vorderingen snel ten gelde willen maken. Houd er wel rekening mee dat elke actie ook boekhoudkundig een aantal gevolgen heeft.

Wat is een wisselbrief?

Via een wisselbrief geeft de trekker (de schuldeiser of verkoper) aan de betrokkene (de schuldenaar of koper) de opdracht om op een bepaalde vervaldag een som te betalen aan een begunstigde. De begunstigde is over het algemeen ook de trekker van de wisselbrief. Naast de trekker, de betrokkene en de begunstigde is er soms ook een borg betrokken. Deze derde kan zich geheel of gedeeltelijk borg stellen voor de betaling.

Wanneer de betrokkene de wisselbrief accepteert, belooft hij te betalen. Deze formele acceptatie heeft een aantal praktische gevolgen:

• Bij niet-betaling kan de gerechtsdeurwaarder een protestakte publiceren, waardoor de betrokkene publiek aan de schandpaal wordt gehangen. Veel schuldenaars zijn daar als de dood voor, zeker omdat zo’n publicatie ook gevolgen kan hebben voor de relatie met andere schuldeisers of financiers. Daarom is een wisselbrief een ideaal drukkingsmiddel;
• De toekomstige inkomsten zijn bij de acceptatie vastgesteld. De vordering kan dan ook aan de bank worden verdisconteerd, waarbij zij meteen het factuurbedrag betalen en een agio inhouden;
• De wisselbrief kan als betalingsinstrument worden gebruikt, waarbij de begunstigde de vordering doorverkoopt (net zoals het overdragen van een cheque).

Hoe verwerk ik een wisselbrief in mijn boekhouding?

In de boekhouding moet je alle verrichtingen registreren. Hierbij gebruik je de rekeningen 401 Te innen wisselbrieven en 411 Te betalen wisselbrieven. Wanneer er een actie plaatsvindt, moet dit vervolgens opnieuw worden weggeschreven.

Boekhoudkundig kunnen zich verschillende situaties voordoen die dienen te worden geregistreerd. Hieronder zijn een aantal situaties en hun boekhoudkundige gevolgen weergegeven. Uiteraard zullen niet al deze situaties zich telkens voordoen.

Trekken van een wisselbrief

Wanneer er een wisselbrief wordt getrokken, ontstaat er geen nieuwe schuld of een vordering. Een wisselbrief hoort altijd bij een bestaande schuld of vordering, bijvoorbeeld ter betaling van een leverancier. Wel zal de aard van de schuld of vordering wijzigen en dit dien je dan weer boekhoudkundig te verwerken.

De trekker-betrokkene trekt een wisselbrief van 10.000 euro ten aanzien van de betrokkene, die aanvaardt, ter betaling van een openstaande handelsvordering:

De betrokkene dient de aard van de openstaande schuld aan te passen:

Endosseren van de wisselbrief

De trekker van de wisselbrief is gerechtigd om de schuldvordering aan een derde over te dragen. Die derde wordt de geëndosseerde genoemd. De trekker kan de schuldvordering bijvoorbeeld overdragen om een eigen schuld aan een leverancier te voldoen.

De trekker die de wisselbrief aan zijn leverancier endosseert, boekt:

De geëndosseerde leverancier moet eveneens een boeking uitvoeren:

Hoewel de wisselbrief werd geëndosseerd, heeft dit boekhoudkundig geen gevolgen voor de betrokkene. De vaststaande schuld in hoofde van de betrokkene blijft per slot van rekening identiek. De endossering tussen de trekker en de geëndosseerde is boekhoudkundig vreemd aan de betrokkene.

De drager geeft de wisselbrief af ter incasso

De drager van de wisselbrief (hiervoor de geëndosseerde genoemd, bij niet-endossering is dit de trekker of de begunstigde) kan nu de incasso-opdracht geven aan zijn financiële instelling. Hierop zal de wisselbrief ter incasso worden aangeboden bij de betrokkene. De drager of trekker moet hierop het effect boekhoudkundig uit de portefeuille wegschrijven:

De financiële instelling zal echter niet gratis werken, maar brengt steeds bankkosten in rekening. Op het ogenblik van het incasso, waarbij de drager de openstaande vordering ten gelde maakt, boekt hij bijvoorbeeld 10 euro bankkosten:

De betrokkene dient de betaling eveneens boekhoudkundig te verwerken:

Drager int zelf de wisselbrief

De drager kan er ook voor opteren om de bank niet in te schakelen en zo geen extra bankkosten te dragen. In dat geval zal de drager zelf de wisselbrief op de vervaldag bij de betrokkene innen. De drager van de wisselbrief geeft de wisselbrief dan niet af, maar moet het effect wel uit zijn portefeuille wegschrijven:

Voor de betrokkene is de boekhoudkundige verwerking identiek als deze bij een wisselbrief die ter incasso werd afgegeven.

Verdiscontering van de wisselbrief

Het is mogelijk dat de drager van de wisselbrief de vervaldag niet wil afwachten. Omdat het om een vaststaande schuld gaat, kan de drager de wisselbrief verdisconteren. De financiële instelling wordt dan de drager van de wisselbrief en zal deze op de vervaldag innen. Op het moment van het verdisconteren ontvangt de drager al meteen de betaling. Soms zal de financiële instelling de wisselbrief ook zelf herdisconteren bij de Nationale Bank.

Wanneer de drager het effect ter disconto aanbiedt bij de financiële instelling, moet hij het effect uit de portefeuille wegschrijven en de overdracht naar de financiële instelling boeken:

Bij ontvangst van het discontoborderel, ter afrekening van de kosten en het disconto, dient het discontokrediet boekhoudkundig te worden verwerkt. De exacte afhandeling is afhankelijk van het soort krediet dat aan het gebruik van de wisselbrief verbonden is:

• Klantendiscontokrediet: de drager endosseert het effect voor de vervaldag. De bank betaalt uit onder voorbehoud van een goede afloop en brengt discontokosten in rekening bij de trekker. Hierdoor heeft de bank een minimaal risico. Bij een klantendiscontokrediet boekt de drager bijvoorbeeld:

• • Leveranciersdiscontokrediet: de wisselbrief wordt aangeboden bij de financiële instelling van de betrokkene, waarna de financiële instelling de trekker de nominale waarde zal betalen en de agio op de rekening van de betrokkene Op de vervaldag zal de financiële instelling de rekening van de betrokkene met de nominale waarde debiteren. Omdat de kosten bij de betrokkene worden verhaald, hoeft de drager deze niet te boeken:

De betrokkene dient de kosten in de boekhouding te verwerken. Er is btw verschuldigd: