Als werkgever kan je je werknemers maaltijdcheques aanbieden, wat een fiscaal aangenaam voordeel is voor zowel de werkgever als de werknemer. Daarnaast is het onder voorwaarden ook mogelijk om de werknemers maaltijden aan te bieden. Dat wordt bijvoorbeeld gedaan in de horeca, maar ook in ziekenhuizen en rusthuizen. In principe kunnen maaltijdcheques en aangeboden maaltijden niet worden gecombineerd en moet hier een keuze worden gemaakt.

Voorwaarden voor toekenning maaltijdcheques

Om op een fiscaal voordelige manier maaltijdcheques te kunnen geven, gelden er een aantal voorwaarden. Zo mogen maaltijdcheques nooit worden toegekend als vervanging van een vergoeding zoals loon, moet het aantal gegeven maaltijdcheques in verhouding staan met het aantal effectief gepresteerde werkdagen, moet de werknemersbijdrage minimaal € 1,09 bedragen en mag de werkgeversbijdrage niet meer bedragen dan € 6,91 per cheque. Ten slotte is een maaltijdcheque niet cumuleerbaar met een “gratis” maaltijd op dezelfde dag. Hier moet dus een keuze worden gemaakt.

Cumulatie van de maaltijdcheque met een maaltijd op kosten van de werkgever

De regel is met andere woorden dat een maaltijdcheque niet cumuleerbaar is met een maaltijd op kosten van de werkgever op dezelfde dag. Dat wil zeggen dat een werknemer geen maaltijd mag krijgen in de bedrijfskantine én op dezelfde dag ook een maaltijdcheque mag krijgen. Hier moet in principe een keuze worden gemaakt, maar er zijn ook bijzondere situaties mogelijk.

Denk bijvoorbeeld aan de kantine van een ziekenhuis waar medewerkers maaltijden kunnen eten waarvan de prijs lager ligt dan de kostprijs en waarbij in dat restaurant ook met maaltijdcheques kan worden betaald. Is het voor hen dan toegestaan om van de goedkopere maaltijd te genieten en daarnaast ook maaltijdcheques te krijgen? Volgens de RSZ wel, maar enkel als werknemers verplicht zijn om de maaltijd met deze maaltijdcheques te betalen. Ook moet de maaltijd worden genuttigd in een bedrijfsrestaurant én mag er geen geld worden teruggegeven. Ze mogen de maaltijd dus niet met contant geld of met een andere vergoeding betalen.

Volgens de RSZ ruilen ze hun maaltijdcheques dan in voor die maaltijd en dan is er geen sprake van een cumul. Als het aanbod tegen de kostprijs wordt aangeboden, of voor een hogere prijs dan de kostprijs die lager is dan de prijs voor niet-medewerkers, is er ook geen sprake van cumulatie. Dan koopt de werknemer gewoon een maaltijd aan met korting en is er geen sprake van een “gekregen maaltijd”.

Wat is een maaltijd?

De vraag stelt zich natuurlijk ook wat een maaltijd is want per slot van rekening is cumulatie enkel in die gevallen niet toegestaan. Volgens de RSZ is dat een feitenkwestie, maar het gaat in principe om een (al dan niet warme) hoofdschotel in combinatie met een nagerecht, een drankje en een klein voorgerechtje of een soep. Het is nu echter niet zo dat er automatisch geen sprake is van een maaltijd wanneer er geen dessert of soep wordt geserveerd.

Een eenvoudige kom soep, een belegd broodje of een andere broodmaaltijd wordt echter niet beschouwd als een maaltijd. Dat wil zeggen dat deze “niet-maaltijden” perfect kunnen worden gecumuleerd met maaltijdcheques. De werkgever kan ze dus gratis aanbieden. Het kan ook voor een sterk verlaagde prijs worden aangeboden, waarna werknemers eventueel contant betalen of het bedrag van hun loon laten inhouden.

Wat is een bedrijfsrestaurant?

Ten slotte eist de RSZ dat de maaltijd in een bedrijfsrestaurant wordt genuttigd. Er is echter geen wettelijke definitie van wat een bedrijfsrestaurant is en dus wordt dit vrij ruim geïnterpreteerd. Het volstaat dat het op de werkplaats wordt gegeten. Een maaltijd die aan huis wordt bezorgd, valt hier natuurlijk niet onder.

Opgelet! Er blijven ook uitzonderingen bestaan. Dat is bijvoorbeeld het geval voor huisbedienden die een gratis maaltijd verkrijgen. Voor hen is er sprake van een voordeel in natura en daarop zijn wel gewoon sociale bijdragen te betalen, in tegenstelling tot wat in bovenstaande situatie het geval is.