Elke vennootschap moet een officieel adres hebben. Dit is de zetel van jouw vennootschap. Je kunt hiervoor het adres van jouw kantoor of van jouw magazijn gebruiken, maar ook je privéadres. Vroeger was het zo dat de zetel verplicht het adres diende te zijn van waaruit de belangrijke beslissingen werden genomen en de vennootschap werd bestuurd. Sinds de hervorming van het vennootschapsrecht is dit niet langer vereist en heb je meer vrijheid. Het is wel zo dat de keuze gevolgen kan hebben, zeker als je ervoor kiest om jouw privéadres te gebruiken.
Beslag op privégoederen bij zetel op privéadres
Schuldeisers mogen aannemen dat de goederen die zich op de zetel van de schuldenaar bevinden ook eigendom zijn van deze schuldenaar. Dit betekent dat schuldeisers ervan mogen uitgaan dat de goederen op jouw privéadres eigendom zijn van de vennootschap. Als jij jouw facturen niet betaalt, kunnen de schuldeisers dus bewarend en/of uitvoerend beslag leggen op de goederen die zich hier bevinden. Je riskeert dus dat jouw privégoederen worden gebruikt om jouw zakelijke schulden te betalen, zelfs bij een vennootschap met een beperkte aansprakelijkheid.
Het gaat uiteraard slechts om een vermoeden. Dit wil zeggen dat je altijd nog een revindicatieprocedure kunt opstarten bij de rechtbank. Als je dan kan bewijzen dat het om privégoederen gaat, krijg je deze goederen terug. Dat is uiteraard heel omslachtig en zal enkel werken als je met bewijzen kan komen, zoals facturen. Dit probleem heb je niet als je jouw zetel elders vestigt.
Zetel op privéadres aanpassen bij verhuizing
Weet dat je bij een vennootschap je maatschappelijke zetel verplicht in je statuten dient vast te leggen. Dit kan je privéadres zijn, maar houd er rekening mee dat je bij een privéverhuizing ook je statuten zult moeten laten aanpassen. Dit brengt weer extra kosten met zich mee, net als administratieve rompslomp. Je moet namelijk een algemene vergadering organiseren en een notaris inschakelen. Die laatste man of vrouw moet het verslag dan neerleggen bij de rechtbank en er moet een publicatie plaatsvinden in het Belgisch Staatsblad. Bij een verplaatsing van de zetel naar een ander taalgebied kunnen er ook nog eens kosten zijn voor het inschakelen van een beëdigd vertaler.
Zetel op privéadres mag niet bij huur
Vooral voor huurders is de kans klein dat je jouw thuisadres zult kunnen gebruiken voor jouw vennootschap. Het is namelijk zo dat de meeste huurcontracten een verbod bevatten op het gebruik van de huurwoning voor handelsdoeleinden. Dat komt omdat dit nare gevolgen kan hebben voor de verhuurder. Hij kan namelijk worden belast op de werkelijke huurinkomsten in plaats van louter te maken te krijgen met de belasting op het geïndexeerd kadastraal inkomen, wat altijd lager zal uitvallen. Als de huurder dan met een fiscale claim te maken krijgt, kan hij van jou een schadevergoeding vragen om dit fiscale nadeel te compenseren.
Verplicht boekhouding thuis bewaren
De boekhouding dient altijd te worden bewaard op de zetel van de vennootschap. De fiscus mag dus aannemen dat de boekhouding zich daar bevindt en kan vragen om het een en ander te komen inkijken. Dit is ook het geval als je een boekhouder hebt. In de praktijk levert dit zelden grote problemen op, omdat de boekhouding ook digitaal mag worden bewaard.
