De fiscus weet natuurlijk dat er vaak wordt gesjoemeld met restaurantkosten en dus schenkt hij er ook extra aandacht aan. Dat is al helemaal het geval wanneer een vennootschap bepaalde restaurantkosten van medewerkers of vertegenwoordigers ten laste neemt. Natuurlijk wil dat nog niet zeggen dat de fiscus ze zomaar kan verwerpen en dat jij geen restaurantkosten mag aftrekken, maar het is alvast een waarschuwing dat je maar beter wat extra aandacht aan de restaurantbonnetjes besteedt.
Restaurantkosten bewijzen
De meeste restaurants hebben een geregistreerd kassasysteem of een witte kassa. Het volstaat om een GKS-bonnetje bij te houden. Op het GKS-bonnetje staat duidelijk wat er die avond is gegeten en gedronken en welke btw-tarieven van toepassing zijn. Wanneer er geen GKS-bonnetje kan worden gegeven, bijvoorbeeld omdat het systeem defect is of omdat het restaurant geen witte kassa moet hebben, dan krijg je altijd een klassiek btw-bonnetje en ook daarop zijn de gegevens terug te vinden.
Voor de fiscus is dit alvast een belangrijk gegeven. Hier kan de fiscus al het een en ander uit afleiden. Een kindermenu tijdens een zakelijk etentje is eerder vreemd en het is al helemaal raar als jullie de valentijnschocolademousse hebben gekozen. Het kan natuurlijk allemaal, maar hier gaan er vaak al een aantal alarmbellen af.
Weet wel dat je niet verplicht bent om de restaurantkosten met een GKS- of btw-bonnetje te bewijzen. In principe volstaan ook andere bewijsmiddelen, zoals de afrekening van de kredietkaart. Dergelijke afrekeningen heb je sowieso nodig omdat je ook wel een bewijs van betaling moet leveren.
Beroepsmatig karakter bewijzen
Daarnaast moet altijd worden aangetoond dat het etentje wel degelijk een beroepsmatig karakter heeft. Als alle etentjes bijvoorbeeld na de werkuren en in het weekend plaatsvinden, zal de fiscus daar al sneller moeilijk over doen. In een ideaal geval kan je steeds aangeven welke werknemer op het etentje aanwezig was, waarom hij daar was, met wie er werd gegeten en welk doel het etentje had. Dat allemaal onthouden lukt niet, dus schrijf het telkens meteen op.
Als je online boekhoudsoftware gebruikt, is er vaak een notitieveld voorzien waar je zo’n gegevens kan noteren. Verwijs bijvoorbeeld ook naar specifieke bestellingen of mails die verband houden met het etentje. Ook kan je bijvoorbeeld verwijzen naar het hotel waar de werknemer dat weekend zakelijk verbleef of de levering die de werknemer deed. Zo wordt het voor de fiscus wel heel moeilijk om de restaurantkosten te verwerpen.
Dat het etentje een beroepsmatig karakter moet hebben, wil echter nog niet zeggen dat er ook automatisch economische voordelen uit moeten worden gehaald. Het kan bijvoorbeeld perfect zijn dat ondanks het etentje er uiteindelijk geen deal wordt gesloten. Of het kan ook dat het etentje enkel de relaties moest aanscherpen, net zoals een relatiegeschenk. In beide gevallen gaat het vooral om het economisch doel. Het doel moet zijn om winst te creëren of te behouden. Door relaties aan te willen scherpen, heb je alvast dat doel. Als dat uiteindelijk niet lukt en de klant alsnog naar een concurrent vertrekt, heeft dat geen gevolgen voor de fiscale aftrekbaarheid van de restaurantkosten.
