Hoe boek ik over te dragen kosten?

Vroeger gingen organisaties vaak kosten maken op het einde van het boekjaar om zo de te betalen belastingen te verminderen. Dergelijke vooruitbetaalde kosten werden dan gebruikt in het kader van fiscale optimalisatie, waarbij de belastingplichtige via zijn betaalgedrag zelf kiest in welk boekjaar hij de aftrek wil genieten. Sinds aanslagjaar 2019 is dat echter niet langer toegestaan en moeten dergelijke kosten worden overgedragen. Het is een van de typische eindejaarsverrichtingen.

Waarom over te dragen kosten?

Wat de aftrekbaarheid van kosten betreft, is de fiscale regelgeving duidelijk: kosten zijn aftrekbaar in het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Dat principe wordt ook wel eens het matchingprincipe genoemd. Dat is bijvoorbeeld het geval voor een vennootschap die in april de verkeersbelastingen overmaakt. Dergelijke verkeersbelastingen hebben steeds betrekking op een volledig jaar, waardoor 4/12^de van de verkeersbelasting dus eigenlijk aan het volgende boekjaar moet worden toegeschreven (indien het boekjaar eindigt met het kalenderjaar). Deze kosten moeten naar het volgend boekjaar worden overgedragen waardoor de fiscus meteen langs de kassa passeert. We spreken van over te dragen kosten.

Uitzondering voor eenmanszaken

Het fiscaal matchingprincipe werd enkel ingevoerd voor vennootschappen en heeft een algemene draagwijdte. Eenmanszaken kunnen dus wel nog steeds gebruikmaken van vooruitbetaalde kosten om zo hun boekhouding te optimaliseren.

Uitzondering voor backservicepremie

Ook voor de zogenaamde backservicepremie is er een uitzondering voorzien. Het gaat om de bijkomende premie ten gevolge van een backservice bij een aanvullende verzekering tegen ouderdom en vroegtijdige dood. Dergelijke bijkomende premies worden vaak in één keer betaald. Bij dergelijke premies geldt niet het matchingprincipe maar wel de zogenaamde 80%-regel die je ook al kent van de IPT (Individuele Pensioentoezegging). Indien de backservice premie binnen deze 80%-grens valt, is het dan ook meteen volledig aftrekbaar in het boekjaar waarin het werd betaald. Dat bevestigde de adviseur-generaal van de Fiscaliteit nadrukkelijk in de circulaire van 10 april 2018 (Circ. 2018/C/43).

Hoe boek ik de over te dragen kosten?

Stel dat een onderneming op 1 juni 2019 de jaarhuur van 25.000 euro betaalde en dit voor de periode van 1 juli 2019 tot en met 1 juli 2020. Zeven twaalfden of 14.583,33 euro heeft dan ook betrekking op het volgende boekjaar, terwijl 10.416,67 euro betrekking heeft op dit boekjaar. Op het einde van het boekjaar moet 14.583,33 euro worden overgedragen. Het volgend boekjaar moet hetzelfde bedrag opnieuw als kosten worden geactiveerd.

Boeking bij het afsluiten van het boekjaar

Voor de over te dragen kosten wordt de overlopende rekening 490 Over te dragen kosten gebruikt.

Boeking bij het openen van het nieuwe boekjaar

Via de overlopende rekening 490 Over te dragen kosten worden de huurlasten nu opnieuw geactiveerd als kost voor boekjaar 2020.