Waar kunnen maaltijdcheques worden gebruikt?
Het personeel kan maaltijdcheques gebruiken bij handelaars die ze aanvaarden. Handelaars zijn vrij om deze maaltijdcheques al dan niet te aanvaarden. Als ze dat willen doen, moeten ze aangesloten zijn bij Edenred, Monizze en/of Sodexo. Onder andere restaurants en supermarkten (voor de aankoop van voedingswaren) kunnen maaltijdcheques aanvaarden. Het is hen niet toegestaan om maaltijdcheques voor niet-voedingsproducten te aanvaarden. Onder een aantal voorwaarden kan de maaltijdcheque worden gebruikt voor maaltijden die in een bedrijfsrestaurant worden aangeschaft.
Maaltijdcheques blijven geldig gedurende twaalf maanden, te rekenen vanaf het moment dat het geld op de maaltijdchequerekening wordt geplaatst. Het is niet mogelijk om de geldigheidsduur van de maaltijdcheques te verlengen. Het maaltijdchequekrediet dat niet wordt gebruikt, gaat niet terug naar de werkgever en kan niet door de werknemer worden gerecupereerd. Ook de eigen bijdrage van de werknemer gaat verloren. Het is dus pure winst voor de uitgiftebedrijven. Jaarlijks blijft ongeveer 1,8 miljoen euro aan maaltijdcheques ongebruikt.
Recht op maaltijdcheques en toegekend bedrag
Het toekennen van maaltijdcheques is in principe een recht en geen verplichting. In de praktijk zijn werkgevers gebonden aan sectorale cao’s die de toekenning van maaltijdcheques vaak verplichten. Ook ondernemingscao’s kunnen het toekennen van maaltijdcheques verplichten. Enkel als er in een onderneming geen syndicale afvaardiging is en het niet gaat om een bepaalde personeelscategorie waarin het een gewoonte is om een dergelijke overeenkomst af te sluiten, kan de werkgever vrijwillig beslissen. Hij kan dan een individuele overeenkomst afsluiten om op deze manier maaltijdcheques toe te kennen.
Toekenning, bedrag en het aantal maaltijdcheques
Het concrete bedrag van de maaltijdcheques wordt in de genoemde cao’s of in een individuele overeenkomst geregeld. Voor maaltijdcheques geldt steeds dat zowel de werkgever als de werknemer in de aankoop bijdragen. De werkgeversbijdrage mag maximaal 6,91 euro per maaltijdcheque bedragen. De werknemersbijdrage is minstens 1,09 euro. Er wordt een maaltijdcheque toegekend per dag dat een werknemer normale, werkelijke arbeid verricht.
In principe wordt de maaltijdchequerekening maandelijks gecrediteerd in functie van het aantal dagen waarop de werknemer vermoedelijk prestaties zal verrichten. Uiterlijk de laatste dag van de eerste maand na het kwartaal wordt de afrekening gemaakt, waardoor de werknemer dan iets meer of iets minder maaltijdcheques krijgt.
Voorwaarden voor de fiscale en sociale vrijstelling van maaltijdcheques
Als er aan een aantal voorwaarden is voldaan, worden de maaltijdcheques niet aan belastingen of RSZ-bijdragen onderworpen. Zo mogen de maaltijdcheques niet ter vervanging van loon of een ander voordeel worden toegekend, maar moet het om een extraatje gaan. Ook moet de toekenning in een overeenkomst zijn geregeld, bijvoorbeeld aan de hand van een cao (collectieve arbeidsovereenkomst) of een individuele overeenkomst.
Daarnaast moet het aantal toegekende maaltijdcheques gelijk zijn aan het werkelijk aantal arbeidsdagen, moeten ze op naam van de werknemer overhandigd worden, moet er rekening worden gehouden met de minimale en maximale werknemers- en werkgeversbijdrage en moet de geldigheidsduur tot 12 maanden beperkt zijn. Alsook mag de toekenning van maaltijdcheques geen kosten voor de werknemer teweegbrengen, hoewel er uitzonderingen zijn voor als de maaltijdchequekaart bijvoorbeeld zoekraakt.
Ten slotte geldt dat de elektronische maaltijdcheques moeten worden uitgegeven door een erkende uitgiftemaatschappij. De werkgever mag bijvoorbeeld niet zelf een maaltijdchequekaart ontwikkelen. Momenteel zijn er met Edenred, Sodexo en Monizze drie erkende uitgiftemaatschappijen in ons land. De werkgever dient via een van deze uitgiftemaatschappijen maaltijdcheques te kopen. Bovenop het bedrag van de maaltijdcheques betaalt de werkgever een vergoeding aan de uitgiftemaatschappij. Deze vergoeding dekt onder andere de werkingskosten, de uitgiftekosten, de verzending enzovoort. Als een maaltijdchequekaart verloren of beschadigd geraakt, dient men eveneens bij de uitgiftemaatschappij aan te kloppen.
