Het dagontvangstenboek is een boek waarin alle ontvangsten dagelijks worden ingeschreven. Het gaat om een dagelijkse globale inschrijving die moet worden gestaafd door gedetailleerde stukken zoals kastickets en verkoopbonnen. Indien het gaat om de levering van goederen met een waarde van meer dan €250,- per eenheid is zelfs een afzonderlijke inschrijving noodzakelijk.

Indien er daarentegen enkel verkopen mét factuur zijn, is een dagontvangstenboek uiteraard niet verplicht.

Voorschriften bij het gebruik van het dagontvangstenboek

Er zijn een aantal criteria waaraan het dagontvangstenboek moet voldoen. Zo moet de inschrijving in principe dagelijks geschieden, maar ook per btw-tarief. En dit voor alle dagelijkse ontvangsten (incl. btw) waarvoor geen factuur werd opgemaakt. Het is dan ook hier dat het dagontvangstenboek verschilt van het kasboek waarin alleen contant ontvangen bedragen worden opgenomen.

Bovendien mag de inschrijving niet gebeuren op losse bladen. Het moet met andere woorden in een echt boek worden ingeschreven en dit in onwisbare staat (niet met potlood), hoewel het ook toegelaten is om prints in te plakken. In de praktijk worden vaak de schriftjes van Exacompta gebruikt, maar dat is zeker geen verplichting. Ook een ander vast schriftje met genummerde pagina’s is perfect toegelaten. Zorg er dan wel voor dat er aan alle aangehaalde verplichtingen is voldaan.

Vervolgens moet het dagontvangstenboek voorafgaand genummerd zijn en moet het per twaalf maanden worden gehouden. Het dagontvangstenboek dient zich te bevinden op de bedrijfszetel, net zoals de verantwoordingsstukken. Per bedrijfszetel moet dan ook een apart dagontvangstenboek worden bijgehouden en het totaal moet per aangifteboek worden overgebracht naar een centralisatieboek.

Indien er geen aparte verantwoordingsstukken zoals kastickets of verkoopbonnen beschikbaar zijn, moet elke handeling apart in het dagontvangstenboek worden ingeschreven. Het is tot slot toegelaten om correcties aan te brengen. Echter mag je nooit de originele inschrijving overschrijven: correcties dienen apart te worden vermeld.

Voorbeeld dagontvangstenboek

Ter illustratie een pagina uit een genummerd en in onwisbare staat ingevuld dagontvangstenboek:

Elektronisch bijhouden van een dagontvangstenboek

Een elektronisch dagontvangstenboek is wel degelijk toegelaten. Echter stelt de wetgever strikte eisen aan dergelijke elektronische systemen. De praktijk leert dan ook dat veel specifieke en internationale kasprogramma’s niet aan deze specifieke regelgeving zijn aangepast en dus niet geldig zijn. Onder andere apothekers, die vaak bijzondere software en systemen gebruiken, liepen de laatste jaren al tegen boetes aan. Win daarom vooraf advies in met betrekking tot de geschiktheid van dergelijke systemen.

Wat bij een inbreuk?

Het niet bijhouden van een dagontvangstenboek of het bijhouden van een dagontvangstenboek dat niet aan de gestelde criteria voldoet, resulteert in een btw-boete. Bovendien loop je het risico dat jouw boekhouding wordt verworpen.

De exacte hoegrootheid van de btw-boete valt maar moeilijk mee te delen, want dat is nu eenmaal afhankelijk van de concrete omstandigheden. Maar indien er bijvoorbeeld geen dagontvangstenboek aanwezig is en de controleur meent dat je zo belastingontduiking tracht mogelijk te maken, kan de geldboete oplopen tot maar liefst €4.000,-. Bovendien krijg je sowieso een onderzoek aan jouw been.

Maar zelfs bij een fout ter goede trouw sanctioneert men streng. Een dagontvangstenboek is nu eenmaal een cruciaal instrument voor een betrouwbare boekhouding…