Een wachtrekening is een balansrekening waarop men tijdelijk boekt, in afwachting van een latere definitieve boeking. Het is dan ook een typisch fenomeen bij de dubbele boekhouding. Men wacht als het ware op een verdere actie opdat de tussenrekening uiteindelijk weer op nul zal uitkomen. In het rekeningstelsel vinden we de wachtrekeningen terug onder de rekeningnummers 499 Wachtrekeningen.

De boekhoudkundige verwerking van een wachtrekening

Een wachtrekening gebruik je met andere woorden om bedragen te registreren die nog niet onmiddellijk aan de juiste algemene rekening kunnen worden toegewezen. Dit bijvoorbeeld omdat het verantwoordingsstuk onvoldoende informatie bevat. De tegenrekening dient met andere woorden een balansrekening te zijn en kan geen kosten- of opbrengstenrekening zijn. De wachtrekening wordt op de balansdatum gesaldeerd.

Wachtrekeningen en boekhoudkundige verwerking btw-aangifte

In de praktijk zullen we de wachtrekeningen voornamelijk aantreffen bij de boekhoudkundige verwerking van de btw-aangifte. Zo ontstaat er bij het opmaken van de factuur een schuld ten aanzien van de btw-administratie. Echter is het op dat moment nog niet duidelijk of er op het moment van de btw-aangifte sprake zal zijn van terug te vorderen btw of van te betalen btw. Daarom kan het op dit moment enkel en alleen op de wachtrekening worden geboekt.

In dat geval zal elke transactie worden vertaald naar een van de vakken die in de btw-aangifte is voorzien. Denk bijvoorbeeld aan:

  • 49954 Verschuldigde btw op verkopen: Transacties waarbij btw op de factuur werd vermeld en waarbij de btw dus verschuldigd is;
  • 49959 Terugvorderbare btw bij aankopen: Aankopen van goederen en diensten waarbij op de factuur btw werd aangerekend;
  • 49963 Regularisaties terugvorderbare btw: creditnota’s die inkomende facturen met btw corrigeren.

Wanneer de btw-aangifte uiteindelijk wordt ingediend, kunnen de wachtrekeningen worden afgesloten. Hierbij zal je de definitieve balansrekeningen aanpassen:

  • 41100 Terug te vorderen btw: voor transacties waarbij btw kan worden teruggevorderd;
  • 45100 Te betalen btw: voor transacties waarbij btw is verschuldigd.

Wachtrekeningen en eindejaarsverrichtingen

Wanneer er op het einde van het boekjaar nog bedragen op de wachtrekening staan, moeten ze worden onderzocht en toegewezen aan de correcte algemene rekening. In principe mag er op het einde van het boekjaar immers geen saldo meer op een wachtrekening staan. Pas na de correctie kan het boekjaar worden afgesloten en kan je de jaarrekening opmaken.

Automatische verwerking

Het gebruik van wachtrekeningen blijkt vaak voor verwarring te zorgen. Gelukkig hoeft het in de praktijk zelden ingewikkeld te zijn. De meeste boekhoudprogramma’s gaan immers automatisch om met wachtrekeningen. Zo zullen ze ter verwerking van de btw automatisch wachtrekeningen gebruiken, zonder dat je het hoeft te merken.

Dergelijke boekhoudprogramma’s zijn meestal ook voorzien van de nodige controlefuncties. Zo zullen ze bij het afsluiten van het boekjaar een foutmelding geven indien er nog wachtrekeningen open zouden staan. En ook zo voorkom je problemen. Wil je helemaal zeker zijn van jouw stuk? Dan kan je de eindejaarsverrichtingen natuurlijk nog steeds door een boekhouder laten uitvoeren. Zo weet je dat het helemaal snor zit met jouw jaarrekening!