Representatiekosten is een overkoepelende term voor kosten die worden gemaakt om als vertegenwoordiger van de zaak klanten aan te trekken, tevreden te houden en een zakelijk netwerk op te bouwen en te onderhouden. Dat alles doen, doe je namelijk niet alleen door goed werk te leveren en een eerlijke prijs te hanteren. Nee, je moet ook eens naar een event gaan, eens steunkaarten kopen, af en toe een bloemetje afgeven, een vat geven op café, gaan golfen met de zakenpartners en dergelijke meer. Typische voorbeelden van functies die veel van deze representatiekosten maken, zijn partnershipmanagers en sales representatives.

Aftrekbaarheid van representatiekosten

Representatiekosten zijn een categorie van kosten waar de RSZ-controleur en de fiscus vaak extra veel aandacht aan besteden. Het is namelijk zo dat deze kosten fiscaal aftrekbaar zijn, daarvoor volstaat het dat ze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteit en dat ze ertoe bijdragen dat er geld in het laatje komt of geld in het laatje blijft komen. In dergelijke gevallen zijn de representatiekosten volgens art. 53, 8° WIB 92 voor 50% fiscaal aftrekbaar.

Weinig transparant en soms excessief

Maar het is ook zo dat deze kostencategorie vaak allesbehalve transparant is. Het biedt veel mogelijkheden tot sjoemelen. Zelfs als de kosten noodzakelijk zijn om geld in het laatje te (blijven) brengen, kunnen ze ook excessief zijn. Zeker bij luxe-events, luxereizen en dergelijke meer kan de fiscus al eens vinden dat de uitgaven buitensporig zijn. Uiteraard is dat heel subjectief. Voor een succesvolle voetbalmakelaar die voortdurend samenwerkt met miljonair-voetballers zullen representatiekosten minder snel excessief zijn dan voor een lokale bakker. In ieder geval geldt dat als je overdrijft, de fiscus de ingebrachte kosten kan weigeren op grond van art. 53, 10° WIB92.

Moeilijk om representatiekosten te bewijzen

Een ander probleem met representatiekosten is dat ze vaak moeilijk te bewijzen zijn. Het is namelijk niet altijd mogelijk om overal bonnetjes van te bekomen en bij te houden. Nochtans is het belangrijk om bonnetjes en tickets die je wel krijgt, ook daadwerkelijk bij te houden. Hoe meer je kan bewijzen, hoe beter. Ook “dagboeken” met de activiteiten per dag en overzichten van de kosten die zijn gemaakt, kunnen nuttig zijn. Het helpt om de ingebrachte kosten te verantwoorden als er jaren later een controle komt.

Representatiekosten forfaitair bepalen

Hoe dan ook blijft het heel moeilijk om zwart op wit bewijzen te leveren. Daarom aanvaardt de controleur vaak om forfaitaire kosten in te brengen. De beste manier om dat te doen, is door heel secuur alle kosten te registreren en wél bonnetjes en bewijzen te verzamelen. Op basis hiervan kan een forfait worden bepaald. Het bedrag kan jaarlijks worden geïndexeerd. Door af en toe steekproeven uit te voeren kan je het bedrag indien nodig bijsturen of aantonen dat het nog steeds klopt. Er zijn ook ondernemers die gewoon een percentage van de omzet hanteren. Hoewel niet elke fiscus daar moeilijk over doet, is dat in principe niet toegestaan.

Fiscus (of de rechter) heeft het laatste woord

Uiteindelijk is het de fiscus die zal beslissen of hij de forfaitaire representatiekosten al dan niet aanvaardt. Een goed dossier met goede steekproeven en stukken die aantonen dat de representatiekosten nog steeds worden gemaakt, zorgen voor extra overtuigingskracht. Bij de beoordeling houdt de controleur ook altijd rekening met wat je precies doet. In sommige sectoren of bij sommige beroepen liggen de representatiekosten nu eenmaal wat hoger of wat lager.