Elke onderneming moet in principe een jaarlijkse klantenlisting, ook wel eens btw-listing genoemd, indienen. Dit is een lijst van Belgische btw-nummers aan wie, rekening houdende met een drempelbedrag, goederen of diensten werden geleverd.

Wat staat er in de jaarlijkse klantenlisting?

In de jaarlijkse klantenlisting worden alleen Belgische klanten opgenomen die over een Belgisch btw-nummer beschikken. Particulieren zijn met andere woorden niet in de jaarlijkse btw-listing terug te vinden. Hiernaast is er een drempelbedrag van €250,- excl. btw voor dat kalenderjaar. Enkel indien het totaal van alle leveringen aan dit Belgisch btw-nummer het drempelbedrag overschrijdt, moet het btw-nummer in de jaarlijkse btw-listing worden opgenomen. In de btw-listing dien je eveneens het totaalbedrag van alle leveringen en van de aangerekende btw te noteren.

Klanten die enkel vrijgestelde handelingen verrichten maar wel over een Belgisch btw-nummer beschikken, moeten overigens niet in de jaarlijkse klantenlisting worden opgenomen.

Wie moet de btw-listing indienen?

In principe moet elke Belgische btw-plichtige een jaarlijkse klantenlisting indienen. Ook een nihil-listing is verplicht. Echter gelden er wel twee uitzonderingen op dit principe. En natuurlijk mag ook jouw boekhouder voor jou de btw-listing indienen.

Jaarlijkse klantenlisting niet verplicht bij louter vrijgestelde handelingen

Sommige ondernemingen stellen vrijgestelde handelingen die geen recht geven op btw-aftrek. Indien zo’n onderneming een gemengde belastingplichtige is, is de onderneming nog steeds verplicht om een btw-listing in te dienen. De vrijgestelde handelingen dienen dan niet in de btw-listing te worden opgenomen. Indien de btw-plichtige onderneming echter enkel vrijgestelde handelingen verricht, is een nihil-klantenlisting dan weer niet verplicht.

Nihil-klantenlisting niet verplicht bij vrijstellingsregeling kleine ondernemingen

Ook ondernemingen die genieten van de btw-vrijstellingsregeling moeten een jaarlijkse klantenlisting indienen. Echter kan het gebeuren dat zij niet leveren aan klanten met een Belgisch btw-nummer of dat de jaarlijkse omzet per Belgische klant het drempelbedrag van €250,- niet overschrijdt. In zo’n geval moet de onderneming die van de vrijstellingsregeling geniet, geen nihil-klantenlisting indienen. In elk ander geval moet er wel een btw-listing worden ingediend.

Update (25-07-2019): Belastingplichtigen die onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen vallen en die geen jaarlijkse klantenlisting moeten indienen, moeten ook niet langer hun jaarlijkse omzet doorgeven. In de praktijk deden zij dat niet, net omdat zij geen jaarlijkse klantenlisting indienden. Puur juridisch was het echter wel verplicht. Maar nu wordt die verplichting ook juridisch geschrapt en hoeft er geen onduidelijkheid meer te bestaan.

Wanneer moet je de jaarlijkse klantenlisting indienen?

De btw-listing moet jaarlijks worden ingediend en dit voor 31 maart. Met andere woorden: ten laatste op 30 maart moet je de jaarlijkse klantenlisting indienen. Indien het gaat om een papieren aangifte, moet de papieren aangifte het scanningscentrum op 30 maart bereiken.

Wanneer je jouw activiteiten stopzet, ben je verplicht om binnen de drie maanden na het verliezen van jouw btw-plicht (schrapping uit de Kruispuntbank van Ondernemingen) de btw-listing in te dienen.

Hoe moet je de jaarlijkse klantenlisting indienen?

Het indienen van de jaarlijkse klantenlisting doe je via de digitale toepassing Intervat, zoals je het ook al doet voor de periodieke btw-aangiften.

Indien je jouw periodieke btw-aangiften echter op papier indient, mag je de btw-listing ook op papier indienen. Ook indien je de btw-vrijstellingsregeling geniet, ben je niet verplicht om de klantenlisting digitaal in te dienen. Het formulier dien je dan wel zelf aan te vragen en te verzenden naar het scanningcentrum. Tijdig verzenden is de boodschap, want het moet er voor 31 maart aankomen.

Ook negatieve bedragen neem je overigens op in jouw jaarlijkse klantenlisting, bijvoorbeeld ten gevolge van een kredietnota. Dan noteer je een minteken net voor het bedrag. Uiteraard moet ook het btw-bedrag negatief worden opgenomen.

Manuele ingave klantenlisting intervat

Het indienen van de klantenlisting via de digitale tool Intervat verloopt heel eenvoudig. Na het inloggen ga je naar het indienscherm. In het eerste tabblad zijn jouw gegevens opgenomen. Vervolgens vind je de lijst van de klanten. Hier dien je manueel jouw btw-listing samen te stellen. De verschillende opgenomen kolommen zijn verplicht in te vullen:

  • BTW-NUMMER: Het btw-nummer van de klant (zonder BE). Het btw-nummer wordt automatisch geverifieerd. Indien het btw-nummer niet bestaat, ontvang je een foutmelding.
  • OMZET, BTW NIET INBEGREPEN: Hier vul je het totaalbedrag van dat boekjaar in voor deze klant, exclusief btw. Dus ook individuele bedragen met een waarde van minder dan €250,- worden opgenomen, op voorwaarde natuurlijk dat het totaalbedrag deze grens overschrijdt.
  • BEDRAG VAN DE BTW: Je noteert het totaalbedrag van de aan de klant aangerekende btw in het betrokken jaar. Indien er geen btw werd aangerekend, noteer je “0,00”.

Na het invullen van deze kolommen verspring je automatisch naar de volgende regel. Echter blijft het mogelijk om een vorige lijn aan te passen of te verwijderen. Heb je alle lijnen ingevuld? Dan vul je ook de lijn ‘Totaal’ in, zowel voor de omzet excl. btw als voor het bedrag van de btw. Indien dit niet overeenstemt met de rekenkundige totalen, wordt een foutmelding weergegeven. Vergeet tot slot niet op te slaan en eventuele bijlagen toe te voegen.

Niet ingediende of te laat ingediende btw-listing

Indien je de klantenlisting laattijdig of niet indient, mag je je aan fikse boetes verwachten. Zelfs wanneer het gaat om een niet-ingediende nihil-klantenlisting. De exacte hoegrootheid van de boete is afhankelijk van wanneer en of je de jaarlijkse btw-listing alsnog hebt ingediend:

  • Vertraging tot maximaal 3 maanden: 75 tot €1.500,-
  • Vertraging van 3 tot 9 maanden: 225 tot €2.250,-
  • Vertraging van meer dan 9 maanden: €3.000,-
  • Het niet indienen van de klantenlisting: €3.000,-.

In het recent door de FOD Financiën gepubliceerd boetebeleid licht men de handhaving van deze btw-boetes toe. Hier heeft men aangegeven soepeler om te gaan met niet-ingediende nihil-klantenlistingen en niet ontegensprekelijk de boete van 3.000 EUR op te leggen. Dit wordt immers vaak als onrechtvaardig beschouwd en ook de rechtspraak floot de fiscus al meermaals terug. Indien het gaat om een eerste overtreding ter goeder trouw zal, na het indienen van een verzoekschrift, deze btw-boete dan ook integraal worden kwijtgescholden. Ook bij latere overtredingen kan de boete bij een nihil-listing worden gematigd. De voorwaarde is en blijft wel dat er een verzoekschrift wordt ingediend.

Jaarlijkse klantenlisting genereren

Het is belangrijk om de jaarlijkse klantenlisting tijdig en correct in te dienen. De hoge btw-boetes vormen daar misschien wel het beste bewijs van. Omdat het gaat om een jaarlijks overzicht en omdat bovendien lang niet alle klanten moeten worden opgenomen, zorgt het soms voor onduidelijkheid. Jouw boekhouder kan jou hierbij helpen.

Ben je van plan om zelf jouw boekhouding te voeren? Weet dan dat de meeste boekhoudpakketten automatisch een jaarlijkse klantenlisting voor jou genereren. Zo hoef je je daarover geen zorgen meer te maken. Wel moet je de btw-listing natuurlijk nog even indienen. Bij sommige boekhoudpakketten dien je de gegevens manueel over te nemen in Intervat. De betere boekhoudprogramma’s genereren automatisch speciale bestanden die je gewoon even moet opladen. En zo ben je helemaal zeker van jouw stuk.