Als werkgever ben je niet alleen verplicht om de persoonlijke bijdragen voor de sociale zekerheid in te houden, maar ook om bedrijfsvoorheffing in te houden. Daarbij horen een aantal administratieve taken en bovendien moet de berekening per werknemer worden gemaakt.

Betekenis van de bedrijfsvoorheffing

De bedrijfsvoorheffing is een voorschot op de inkomstenbelasting die door de werkgever aan de bron wordt ingehouden. Dat de bedrijfsvoorheffing aan de bron wordt ingehouden, wil zeggen dat de werkgever het inhoudt op het belastbare loon. Het belastbare loon is gelijk aan het brutoloon min de sociale bijdragen.

In tegenstelling tot een zelfstandige die zelf voorafbetalingen moet doen, wordt voor de werknemer alles door de werkgever geregeld. Hierdoor wordt de werknemer ontlast van administratieve formaliteiten, is de schatkist zeker dat het meteen centen ziet en wordt een hoge afrekening voorkomen.

Bij de definitieve berekening van de verschuldigde inkomstenbelasting wordt de betaalde bedrijfsvoorheffing verrekend. Op die manier kan het dat een werknemer geld ontvangt van de schatkist, er werd dan gedurende het jaar te veel bedrijfsvoorheffing ingehouden.

Beïnvloedende factoren

Het bedrag van de bedrijfsvoorheffing is afhankelijk van een aantal factoren. Deze zijn terug te vinden in Bijlage III van het WIB 1992. De belangrijkste beïnvloedende factoren zijn:

  • De hoogte van het loon: de bedrijfsvoorheffing neemt trapsgewijs toe in functie van de stijging van het loon
  • Burgerlijke staat
  • Gezinssamenstelling (kinderen of personen ten laste)
  • Gezinslasten (bv. de werknemer is mindervalide)

Daarnaast zijn er ook een aantal andere aspecten die de bedrijfsvoorheffing beïnvloeden, zoals:

  • De vermindering voor bescheiden inkomsten
  • De vermindering voor werknemers die recht hebben op de werkbonus
  • De vermindering voor overwerk
  • De verplichte inhouding voor een groepsverzekeringscontract

Wat is de vrijstelling van de bedrijfsvoorheffing?

De vrijstelling van de bedrijfsvoorheffing wil niet zeggen dat er geen bedrijfsvoorheffing van het loon van de werknemer moet worden ingehouden, maar wel dat de werkgever de bedrijfsvoorheffing niet moet doorstorten en zelf mag houden. Voor de werknemer geldt de betaalde bedrijfsvoorheffing nog steeds als een voorafbetaling, terwijl de loonlast voor de werkgever afneemt.

Zo’n (gedeeltelijke) vrijstelling van de bedrijfsvoorheffing werd bijvoorbeeld tijdelijk algemeen ingevoerd in het kader van de corona-steunmaatregelen bij tijdelijke werkloosheid. Daarnaast bestaan er ook gelijkaardige steunmaatregelen voor startende ondernemingen, voor ploegenarbeid in de bouw, voor nachtarbeid en voor overwerk in de horecasector. De regels, voorwaarden en modaliteiten zijn telkens anders.

Basisdocumenten bij de bedrijfsvoorheffing

Als werkgever krijg je natuurlijk altijd te maken met een administratieve mallemolen en bij de bedrijfsvoorheffing is dat niet anders. In het kader van de bedrijfsvoorheffing krijg je te maken met de volgende drie basisdocumenten:

  • Fiscale fiche 274 bedrijfsvoorheffing: de maandelijkse aangifte waarin je aangeeft hoeveel bedrijfsvoorheffing je voor alle werknemers samen doorstort;
  • Fiscale fiche 325: de samenvatting die op het einde van het jaar wordt opgesteld en waarin alle fiscale 274-fiches nog eens worden samengevat;
  • Fiscale fiche 281: fiche voor de individuele werknemer met daarin de inkomsten, inhoudingen, voordelen van alle aard Hierop dient de bedrijfsvoorheffing weergegeven te zijn. De werknemer kan op basis van dit document nagaan wat zijn werkgever voor hem aan de schatkist heeft doorgestort en kan zo ook het voorstel van vereenvoudigde aangifte controleren.